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Una mappa per il lavoro agile

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Foto di Annie Spratt su Unsplash

“Per i giuslavoristi questa è una rivoluzione copernicana, perché impone di ragionare su nuovo modello organizzativo e di contratto di lavoro. Si contrattualizza così il rendimento che datore di lavoro si aspetta in cambio nello spazio-tempo gestito dal lavoratore e si mescola la subordinazione del lavoratore subordinato con l’autonomia del lavoratore autonomo”

Riprendiamo questo estratto dell’intervento di Luca Failla, partner fondatore di Failla & Partners, durante la presentazione del secondo Osservatorio Lavoro, condotto dal Centro Studi di TopLegal.

L’attenzione è posta su un cambiamento significativo: la crescente importanza attribuita alla vita privata rispetto a quella lavorativa. In questo contesto, l’applicazione di progetti di smartworking, hybrid work e settimana corta prendono la forma di risposte adeguate, ma la loro rilevanza va oltre la semplice gestione delle ore lavorate.

Ripensare e ridefinire

Nell’ultimo periodo, in molte realtà italiane e internazionali, l’approccio basato sul controllo delle presenze e delle ore lavorate, ha lasciato spazio a una prospettiva più centrata sulle performance e sugli obiettivi.

La chiave del cambiamento sta nel delineare chiaramente le aspettative in termini di risultati, lasciando ai collaboratori una maggiore autonomia nella gestione del proprio spazio e tempo di lavoro. In questo modo, si può raggiungere un mix innovativo tra la subordinazione tipica del lavoratore dipendente e l’autonomia caratteristica del lavoratore autonomo.

Approcci flessibili

Emerge quindi la necessità di nuovi approcci non solo dal punto di vista tecnico ma anche relazionale. Smartworking, settimana corta e lavoro ibrido sono strumenti per cui non basta più la stesura di un regolamento o un progetto tecnicamente ineccepibile, è necessario lavorare anche sulla una cultura della responsabilità e della fiducia.

Un processo profondo e articolato ma che molte aziende hanno iniziato.
La volontà è quella di evolvere restando al passo con un mondo del lavoro che riflette nuove priorità per le persone e nuove sfide per le organizzazioni.

È quindi necessario che le aziende competitive creino la loro mappa su questi temi, utile per capire quando e come muoversi.

La mappa di Smartworking

Noi di Smartworking srl aiutiamo le organizzazioni ad introdurre forme di flessibilità lavorativa fornendo consulenza e offrendo strumenti digitali per valutare la sostenibilità del cambiamento e soluzioni agili per supportare i team nell’adozione di nuove forme di organizzazione del lavoro.

Per realizzare una vera e propria mappa, è necessario partire da quale forma di flessibilità (lavoro agile, settimana corta, flessibilità oraria..) possa essere più sostenibile per l’azienda.

Un primo passo concreto è la nostra SMATRIX che, attraverso un’analisi accurata del livello di agilità, descrive il vero potenziale dell’organizzazione sui temi smartworking e settimana corta.

Si tratta di uno strumento di Data Intelligence che permette di mappare ogni singolo team rispetto al livello di sostenibilità operativa e culturale.

APPROFONDISCI SMATRIX

CONTATTACI – SMARTWORKING SRL

Smartworking Srl è la prima azienda in Italia specializzata in progetti di flessibilità. Forniamo supporto alle organizzazioni nell’introduzione di forme di flessibilità lavorativa, dallo smart working alla short week. La nostra consulenza si basa su anni di esperienza e su centinaia di progetti portati avanti con aziende di tutta Italia.Il nostro è un approccio globale al cambiamento aziendale, non solo da un punto di vista organizzativo, ma anche culturale, degli spazi e della tecnologia. Per fare ciò, ci avvaliamo di personale altamente qualificato e di strumenti tecnologici all’avanguardia, in grado di accompagnare aziende di ogni settore e grandezza verso le sfide aziendali del futuro.

Vuoi progettare insieme a noi come rendere sostenibile la tua azienda?

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Workplace Revolution

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Hai già sentito parlare di Workplace Revolution?

È un approccio innovativo al Workplace Management e come ogni rivoluzione, anticipa i tempi e cambia le regole del gioco.

Ti aiuta a supportare in modo sicuro, grazie ai dati, le opzioni di scelta e gestione per il tuo spazio di lavoro.

Workplace Revolution significa:

  • Definire i metri quadri in modo innovativo, correlato al tempo di utilizzo
  • Progettare in base alle attività effettive dei vari spazi
  • Una gestione più puntuale dell’ufficio e del suo ecosistema

Il webinar

Durante il webinar conoscerai i dettagli operativi di questa modalità di progettazione e gestione degli spazi di lavoro. Ti racconteremo una esperienza concreta nella quale l’approccio Workplace Revolution ha avuto un ruolo determinante.

È un evento di Smartworking srl e Macroarea
In collaborazione con:
Real Estate Center del Politecnico di Milano

Con il patrocinio di:
FIABCI

Clicca per iscriverti al nostro webinar!

Workplace Revolution
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Workplace (change) management

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Foto di Proxyclick Visitor Management System su Unsplash

Che cosa significa gestire gli spazi di lavoro mentre il modo di lavorare è in continuo cambiamento?

Negli ultimi anni, la gestione degli spazi di lavoro è passata da concetti strutturali, funzionali e tattici a una visione più strategica, dinamica e adattiva.

L’evoluzione del workplace management è quindi da sempre una risposta alle mutevoli esigenze delle organizzazioni, dei mercati ma soprattutto delle persone. L’approccio alla creazione e gestione degli spazi di lavoro ha subito diverse trasformazioni: da uffici chiusi e statici, passando per gli open space fino a moderni spazi flessibili.

Ci siamo interrogati su come affrontare questo tema cruciale per le aziende e, per farlo, siamo partiti dall’inizio.

Che cos’è il workplace management?

Si tratta di una disciplina che si occupa di progettare, organizzare e ottimizzare gli spazi e le risorse, creando un ambiente di lavoro efficiente, funzionale e adatto alle esigenze specifiche di un’organizzazione e delle sue persone.

Dalla disposizione fisica degli uffici, all’utilizzo delle tecnologie, dalle politiche di flessibilità lavorativa fino alle strategie di coinvolgimento dei dipendenti, il workplace mangement ha come obiettivi:

  • Massimizzare la produttività
  • Migliorare la soddisfazione dei dipendenti
  • Favorire un ambiente lavorativo che supporti gli obiettivi aziendali.

L’approccio

Esiste un approccio classico alla gestione degli spazi di lavoro. Si tratta di una base, un punto di partenza dal quale le organizzazioni possono avviare processi di workplace management di senso.

È diviso in tre livelli:

Livello Strategico

risponde a sfide come: “Quando entro in azienda sento poca energia…”, “La nostra sede è poco attrattiva per i giovani”

Il tema sono quindi decisioni di alto livello che influenzano l’intera organizzazione. È il livello in cui delineano gli obiettivi a lungo termine e la visione complessiva dell’azienda, come ad esempio: decidere di adottare un modello di lavoro ibrido per migliorare la flessibilità delle persone.

Livello Tattico

risponde alle sfide come: “Servirebbero almeno due sale riunioni in più”, “Gli spazi in sede non ti permettono di collaborare”

Questo livello riguarda la traduzione delle decisioni strategiche in azioni concrete. Si tratta di sviluppare piani e procedure che aiutino a raggiungere gli obiettivi strategici. Implementare politiche specifiche per supportare il lavoro flessibile, come giorni di lavoro da remoto o la creazione di spazi di lavoro collaborativo sono attività da livello tattico.

Livello Operativo

risponde alle sfide come: “In questi uffici fa sempre o troppo caldo o troppo freddo…”, “Come faccio a prenotare la sala riunioni?”

Mette in pratica ciò che è stato deciso nei livelli strategico e tattico. Vengono gestite le attività quotidiane in modo più efficente possibile, in modo che tutto funzioni senza intoppi. Esempi di livello operativo sono la gestione della manutenzione degli ambienti, rendere disponibili materiali di consumo e strumenti per le esigenze dei singoli spazi e uffici.

Workplace Revolution: il webinar

Approfondendo ognuno dei tre livelli, ci siamo resi conto che il workplace management ha molto a che fare con tematiche quali change management, lavoro agile e ibrido, innovazione organizzativa, brand differentiation.

Crediamo sia necessario sviluppare progetti che prendano spunto dai tre livelli e siano sufficentemente agili da governare i cambiamenti rapidi e improvvisi, così flessibile da gestire piccole e grandi rivoluzioni all’interno delle organizzazioni.

Ti aspettiamo quindi per raccontarti i primi passi dal workplace management verso la workplace revolution: decisioni strategiche, azioni tattiche e operazioni quotidiane che, ben progettate, conducono a una gestione efficiente, una vera e propria rivoluzione degli spazi in cui le persone lavorano e si connettono.

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Workplace Revolution
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SmartWorking srl e Macroarea: insieme per rivoluzionare gli spazi di lavoro

Il lavoro ibrido sta avendo un impatto culturale, economico ed operativo su tutte le organizzazioni.

Rivoluzionare gli spazi di lavoro può essere una sfida legata ai cambiamenti del modo di lavorare oppure la soluzione al bisogno di cambiamento.

Non si può prescindere da un approccio di design centrato sulle persone e sulle loro esigenze professionali e bisogni personali.

E’ in questo contesto che trova terreno fertile la collaborazione tra Smartworking srl – la prima azienda in Italia specializzata in progetti di flessibilità e lavoro agile – e Macroarea – design company attiva nella modellazione di processi organizzativi.

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L’obiettivo in comune è facilitare la Workplace Transformation delle organizzazioni attraverso l’abilitazione di modelli che hanno come nuovi pilastri i comportamenti e il tempo. In tre modi:

  • valorizzando gli investimenti immobiliari (in termini economici e finanziari)
  • progettando gli spazi di lavoro secondo i valori ed in linea con le sfide dell’organizzazione
  • trasformando la fase di transizione in un’esperienza positiva sia in termini operativi che di approccio al cambiamento.

Mamacrowd e McCann Health, i progetti all’attivo sugli spazi di lavoro

Il sodalizio tra SmartWorking srl e Macroarea per rivoluzionare gli spazi di lavoro, ha portato alla realizzazione di due progetti:

  • Mamacrowd – piattaforma di equity crowdfunding – è partita nel 2022 dalla richiesta di revisione degli uffici e cambiamento di sede. Il progetto si è poi evoluto, trasformando gli spazi di lavoro in luoghi attrattivi per la popolazione aziendale che, dopo anni di smart working, aveva perso il senso di comunità e di condivisione dei valori
  • McCann Health – agenzia creativa in ambito health, pharma e wellness – in cui la scelta di una nuova sede nel 2022 è stata l’occasione per avviare una profonda analisi dei nuovi comportamenti presenti all’interno dell’ecosistema aziendale e per creare un contesto abitativo coerente. In conclusione nel 2024.

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I 10 cambiamenti che stanno trasformando le organizzazioni, secondo Mckinsey

Quali sono i 10 maggiori cambiamenti che le aziende – e i loro leaders – stanno affrontando?

Questa la domanda a cui ha cercato di rispondere la ricerca di Mckinsey intitolata “The State of Organizations 2023” dopo aver intervistato più di 2500 business leaders nel mondo.

Tra questi:

  • la metà afferma che le proprie organizzazioni sono preparate ad anticipare e reagire alle sfide derivanti dal mondo esterno
  • due terzi ritengono che le proprie aziende siano eccessivamente complesse ed inefficienti.
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Le 10 sfide delle aziende nel 2023

I cambiamenti qui di seguito elencati sono da intendersi come sfidanti e, allo stesso tempo se compresi ed affrontati, forieri di opportunità.

  1. Aumentare la velocità, rafforzare la resilienza
  2. ‘True hybrid’: il nuovo equilibrio tra lavoro in presenza e in remoto 
  3. Largo all’AI applicata 
  4. Nuove regole per attrarre e non perdere i propri talenti
  5. Colmare le proprie lacune organizzative (a livello di competenze, processi, persone e tecnologia) 
  6. Abbinare i migliori talenti ai ruoli più critici
  7. Leader consapevoli di sè e stimolanti
  8. Fare progressi concreti sul tema Diversity, Equity ed Inclusion 
  9. Investire in programmi dedicati alla salute mentale dei propri dipendenti
  10.  Ripensare a come rendere davvero efficiente la propria organizzazione.

“True Hybrid”: un nuovo equilibrio tra lavoro in presenza e da remoto

Prima dell’avvento della pandemia, la maggioranza delle organizzazioni si aspettava che i dipendenti passassero più dell’80% del tempo in un ufficio.

Oggi lo fa solo il 10%, mentre il restante 90% preferisce adottare una tra le proposte di lavoro ibrido che consente ai dipendenti di lavorare fuori sede (ad es in casa) per una parte o la maggior parte del tempo.

I numeri lo confermano: 4 dipendenti su 5 che – negli ultimi due anni- hanno lavorato in modalità ibrida, desidera mantenere questo status quo, soprattutto per la flessibilità e l’equilibrio vita-lavoro che questa soluzione offre. Il lavoro ibrido sembra destinato a durare nel tempo.

Di fronte a questa rivoluzione lavorativa, le organizzazioni sono state costrette a decidere come combinare il lavoro da remoto e di persona nel modo migliore per la propria popolazione.

Per lavorare in modo ibrido è fondamentale rivedere policy, flussi di lavoro e documentazione in modo da aiutare i dipendenti a capire quali attività è meglio svolgere di persona, se meglio farle in tempo reale o in modo asincrono.

Quali benefici

  • Attrarre e mantenere talenti
    La ricerca di McKinsey sulla forza lavoro mostra come mantenere il controllo su “quando” poter lavorare, è un fattore chiave nella fase di accettazione di un nuovo lavoro. Un altro dato importante: tra le persone che prediligono modelli di lavoro ibridi, il 71% afferma che sarebbe disposto a cambiare lavoro se queste condizioni cambiassero.
  • Aumentare la produttività
    Durante il picco della pandemia, il 58% dei manager ha affermato che la produttività dei singoli dipendenti è aumentata. Per sfruttare al meglio i modelli di lavoro ibrido, le aziende devono bilanciare i vantaggi del lavoro a distanza con quelli del lavoro in presenza.

Quali ostacoli

  • Molti manager non si sentono a loro agio nella gestione di team ibridi
    Oltre la metà di chi ha risposto alla ricerca “State of Organizations” ha affermato che solo il 15% dei loro team leader si sente davvero a suo agio nella gestione di team ibridi o totalmente da remoto. Ai manager manca la supervisione quotidiana delle attività che si svolgevano normalmente in ufficio. Hanno meno contatti con chi lavora da remoto e questo può facilmente portare a fraintendimenti ed errori nella comunicazione.
  • I dipendenti in remoto spesso non si sentono coinvolti 
    I manager possono involontariamente creare due livelli diversi di comunicazione e coinvolgimento dei dipendenti, in base al luogo di lavoro. E’ più facile apprezzare chi lavora in ufficio – potendolo osservare direttamente – rispetto a chi lavora da remoto – che viene giudicato solo in base alla qualità dei risultati finali o alla qualità della loro presenza durante le videochiamate. 
  • Possibile confusione dei confini vita-lavoro
    Circa il 60% degli intervistati considerano il passaggio ad un modello di lavoro ibrido come fondamentale per favorire la propria organizzazione vita-lavoro e, quindi, una delle maggiori priorità per le aziende. Importante però che le regole aziendali si adeguino alla nuova modalità ibrida, gestendo ad esempio telefonate, email o messaggi al di fuori dell’orario lavorativo.

Come trovare la giusta formula in un contesto ibrido?

  • Azzera le tue aspettative sulle possibili performance
    Parlare di performance significa includere nel discorso il lavoro asincrono, come ad esempio enfatizzare i risultati lavorativi invece del tempo passato al lavoro. E’ fondamentale creare un ambiente in cui lavorare in presenza o fuori sede, siano messi sullo stesso piano
  • Sii trasparente
    E’ importante creare un testo di riferimento con norme e regole – continuamente aggiornato –  a cui possano riferirsi i dipendenti di tutti i livelli. Al suo interno, ad esempio, stabilire chi può lavorare in remoto e perchè, i livelli di aiuto per chi lavora in sede o fuori casa e chi prende le decisioni in determinati contesti.
  • Sii propositivo riguardo al luogo in cui le persone lavorano
    Molte persone non vogliono tornare a lavorare in ufficio per svolgere attività che potrebbero tranquillamente svolgere da casa. Molte organizzazioni stanno quindi ripensando alle attività da svolgere in presenza che traggano vantaggio dalla presenza dei colleghi nello stesso luogo.
  • Elimina qualunque tipo di ambiguità relativo alle pratiche di lavoro
    Le organizzazioni davvero agili enfatizzano protocolli di comunicazioni chiari e coerenti. Ad esempio, se il team concorda che si condividano i materiali solo attraverso certi canali e solo in certe fasce orarie del giorno o della settimana e le fasce orarie in cui poter rispondere, i confini tra lavoro e vita privata vengono fissati e diventa tutto più chiaro.
  • Testa e impara
    Testare continuamente cosa sta e cosa non sta funzionando, attraverso i feedback dei dipendenti, permette di rivedere codici e confini fissati in precedenza, se necessario. I manager non dovrebbero avere problemi nel condividere successi e fallimenti con il proprio team, con l’obiettivo di imparare e migliorare sulla base dell’esperienza.
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Fonti:

The State of Organizations 2023

Photo credit: Ross Findon su Unsplash

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Workation: come cambiano le ferie estive nelle aziende?

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Il lavoro ibrido sta rivoluzionando il mondo del lavoro e le ferie così come le abbiamo sempre conosciute.

Liberi da luoghi fisici imposti, sono in crescita le aziende italiane che hanno puntato su misure di flessibilità per la propria popolazione aziendale durante il periodo estivo.

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Workation, ovvero lavorare nei luoghi di vacanza

Generali Italia, per la prima volta nella sua storia, ha chiuso le sedi direzionali per tutto il mese di agosto, con la possibilità quindi di lavorare da remoto anche nei propri luoghi di villeggiatura. “Una scelta innanzitutto di sostenibilità ambientale – come spiega Gianluca Perin, Country General manager – se pensiamo all’energia elettrica risparmiata negli uffici e alla riduzione di emissioni di CO2 prodotte da un numero minore di spostamenti casa-ufficio. In secondo luogo, è un’iniziativa rispettosa del work-life balance, perché permetterà di utilizzare il mese di agosto per passare più tempo in famiglia, pur mantenendo fede ai agli impegni professionali”.

Un fenomeno post Covid chiamato workation, nato dalla crasi delle parole inglesi work e vacation, ossia lavorare mentre si è in luoghi di vacanza. Questo non significa compromettere le proprie ferie e il meritato riposo, bensì prolungarlo lavorando da remoto o – traslato per tutto l’anno – allungare i weekend fuoriporta o i ponti festivi.

Sono 2 italiani su 5 che quest’anno hanno scelto questa formula innovativa secondo la ricerca AstraRicerche per Emma Villas – leader italiano nel settore del vacation rental- realizzata su un campione di oltre 1000 italiani di età compresa tra i 30 e i 70 anni.

E negli Stati Uniti?

Alphabet e Google hanno annunciato che durante i mesi estivi e le vacanze i dipendenti potranno lavorare in sede per un massimo di 4 settimane l’anno, American Express ha introdotto la formula “lavoro da qualsiasi luogo” per lo stesso numero di settimane.

Le big tech – come Linkedin, Salesforce, Oracle, Netflix, Adobe e Microsoft – hanno dato vita ad una nuova declinazione dello smart working, quello delle “ferie libere”, denominato “Discretionary Time Off”.
Secondo un recente sondaggio, condotto negli Stati Uniti da Wisetail e OnePoll, il 28% degli intervistati  ha dichiarato che il clima fresco aiuta la produttività mentre per il 23% le alte temperature influiscono negativamente sulle performance lavorative. Il 63% degli intervistati ha dichiarato di soffrire di disturbo affettivo stagionale, che comporta cambiamenti di umore o episodi depressivi in determinati periodi dell’anno, spesso legati al clima.

Un nuovo modello di ferie come strategia di fidelizzazione e attrazione delle aziende?

Se alcune aziende, post Covid, hanno abbandonato – o fortemente ridotto – lo smart working e altre forme di flessibilità lavorativa, chi non ha dubbi a riguardo è la Generazione Z.

Secondo un’indagine di Future-Proof condotto da Dell Technologies in collaborazione con la società di ricerche Savanta ComRes su un campione nella fascia d’età 18-26 in 15 paesi del mondo, è emerso che la possibilità di lavorare in modo flessibile e da remoto è un aspetto molto importante per la Generazione Z.

Il 63% degli intervistati ritiene che lo smart working sia un elemento condizionante della scelta del posto di lavoro.

Se le nuove generazioni non sono disposte a rinunciare ad una qualche forma di flessibilità, ad un giusto equilibrio tra vita professionale e privata e, se insoddisfatti, più di 1 giovane lavoratore su 3 cambia lavoro già dopo due anni (fonte Will Media), proposte come la settimana corta, il full remote, le ferie illimitate, il lavoro per obiettivi e non per orari possono diventare valide strategie di fidelizzazione e retention  per le aziende.

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Fonti

nordesteconomia.geolocal.it

ilmessaggero.it

Will Media

dell.com

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Flessibilità e Sostenibilità: come vincere la sfida delle organizzazioni

Smartworking e Settimana corta tra le soluzioni flessibili per ridurre le emissioni dovute ai trasporti e inquinare meno.

E’ proprio di pochi giorni fa la proposta di aggiornamento del Governo del Piano nazionale integrato per l’energia e il clima (Pniec) inviato a Bruxelles, come si può leggere nell’articolo de Il Corriere della Sera. Tra gli obiettivi, per ora ancora generali, ci sarebbe la volontà non solo di favorire la diffusione dell’elettrico e l’utilizzo del trasporto pubblico, ma anche di ridurre sensibilmente gli spostamenti che si possono evitare del tutto.

Come quelli quotidiani casa-ufficio.

Da dove partire?

IL NOSTRO APPROCCIO IN 4 STEP PER LA FLESSIBILITÀ

Noi di Smartworking srl aiutiamo le organizzazioni ad introdurre forme di flessibilità lavorativa fornendo consulenza e offrendo strumenti digitali per valutare la sostenibilità del cambiamento e soluzioni agili per supportare i team nell’adozione di nuove forme di organizzazione del lavoro.

Per essere davvero sostenibili come azienda, è prima necessario capire quanto consumo e quale forma di flessibilità (lavoro agile, settimana corta, flessibilità oraria..) possa essere per noi più sostenibile.

Come fare? Ti aiutiamo noi attraverso 4 tools, tre di analisi e 1 di sperimentazione:

FASE DI ANALISI: strumenti per verificare quanto davvero usiamo i nostri spazi di lavoro

1.SMATRIX – Analizza l’agilità
Attraverso un’analisi accurata del livello di agilità, ci dice il vero potenziale di quell’organizzazione sui temi smartworking e settimana corta. Si tratta di uno strumento di Data Intelligence che permette di mappare ogni singolo team rispetto al livello di sostenibilità operativa e culturale.

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2.MOBILITY TOOL – Analizza l’impatto
Dopo aver analizzato l’agilità e tirato fuori il potenziale dell’organizzazione, è importante valutare l’impatto delle diverse opzioni di nuova sede per tutti i lavoratori. Calcolare cioè le distanze in termini di tempi per ogni relazione lavoratore-sede e in funzione dei mezzi di trasporto.

3.SEATSENSE – analizza UTILIZZO SPAZI

Nel nostro ultimo step di analisi, è utile verificare quanto vengono davvero utilizzati gli uffici, da chi e in quali giorni. Con SeatSense avrai finalmente un modo semplice ed efficace per pianificare la tua settimana e ottenere informazioni in tempo reale sulla disponibilità degli spazi, sulla presenza del tuo team o di un collega in particolare

APPROFONDISCI SEATSENSE

FASE DI SPERIMENTAZIONE

4. SMATRIX PLAN – sperimenta in sicurezza

Dopo aver concluso un’analisi accurata sui consumi della mia azienda e quali forme di flessibilità sono maggiormente sostenibili, inizia la seconda (fondamentale) fase: la sperimentazione.
Con Smatrix Plan, infatti, possiamo sperimentare in totale sicurezza, garantendo il livello di servizio concordato.

La Smatrix Plan supporta i team a gestire in autonomia la pianificazione in ambiti dove è necessaria la presenza fisica ma non si vuole rinunciare alla flessibilità del lavoro agile.

APPROFONDISCI SMATRIX PLAN

CONTATTACI – SMARTWORKING SRL

Smartworking Srl è la prima azienda in Italia specializzata in progetti di flessibilità. Forniamo supporto alle organizzazioni nell’introduzione di forme di flessibilità lavorativa, dallo smart working alla short week. La nostra consulenza si basa su anni di esperienza e su centinaia di progetti portati avanti con aziende di tutta Italia.Il nostro è un approccio globale al cambiamento aziendale, non solo da un punto di vista organizzativo, ma anche culturale, degli spazi e della tecnologia. Per fare ciò, ci avvaliamo di personale altamente qualificato e di strumenti tecnologici all’avanguardia, in grado di accompagnare aziende di ogni settore e grandezza verso le sfide aziendali del futuro.

Vuoi progettare insieme a noi come rendere sostenibile la tua azienda?

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Gestione presenze in ufficio: l’importanza di strumenti efficaci

Negli ultimi anni, molte aziende si sono trovate ad affrontare un problema comune: il numero di presenze che varia considerevolmente da un giorno all’altro. Questa situazione può creare difficoltà nella gestione degli spazi e nella pianificazione delle attività. 

Lo scenario che si ripete spesso nelle aziende è  il seguente:

  1.  Picchi di presenza: durante alcuni giorni della settimana, molte aziende registrano un aumento significativo del numero di persone in ufficio. Questi picchi possono rendere difficile per i dipendenti trovare spazi disponibili o lavorare in condizioni confortevoli.
  2. Mancanza di governance: attualmente, il fenomeno dei picchi di presenza non è adeguatamente gestito. Le persone non possono sapere in anticipo se si troveranno in una situazione di comfort o meno. Questa incertezza può portare a una diminuzione della produttività e del benessere dei dipendenti.
  3. Limitazioni dei tool di prenotazione desk: molti uffici hanno adottato strumenti di prenotazione desk per consentire ai dipendenti di prenotare un posto in anticipo. Tuttavia, questi strumenti risolvono solo parzialmente il problema, in quanto non forniscono informazioni sempre corrette sulla disponibilità degli spazi.

La nostra soluzione per la gestione presenze: SeatSense

Per affrontare queste sfide e garantire un ambiente lavorativo efficiente e confortevole, abbiamo sviluppato uno strumento chiamato SeatSense. Questo tool offre un approccio olistico alla gestione delle presenze in ufficio, consentendo ai dipendenti di pianificare la propria settimana in modo efficace e ottenere informazioni in tempo reale sulla disponibilità degli spazi.

Ecco come funziona SeatSense:

Schermata esemplificativa SeatSense
  • STEP 1: Ricevo l’invito a pianificare la settimana
    Quando ricevo l’invito a pianificare la mia settimana lavorativa, accedo al sistema di SeatSense.
  • STEP 2: Accedo al sistema
    Utilizzando le mie credenziali, accedo al sistema di SeatSense, che mi offre una panoramica completa dei posti disponibili nell’ufficio.
  • STEP 3: Pianifico la mia settimana
    Attraverso un’interfaccia intuitiva, posso facilmente pianificare la mia settimana lavorativa, selezionando i giorni e gli orari in cui intendo recarmi in ufficio.
  • STEP 4: Verifico la disponibilità degli spazi
    SeatSense utilizza una tecnologia avanzata per monitorare in tempo reale la presenza dei dipendenti in ufficio. Questo consente di visualizzare la disponibilità degli spazi in modo accurato e aggiornato.
  • STEP 5: Decido cosa fare
    In base alle informazioni fornite da SeatSense sulla disponibilità degli spazi, posso prendere decisioni informate sulla mia presenza in ufficio. Posso scegliere di cambiare i giorni o gli orari in cui mi reco in ufficio per evitare situazioni di sovraffollamento o mancanza di posti disponibili.
Schermata esemplificativa di – Verifica disponibilità spazi –
Per maggiori informazioni: Clicca Qui!

La gestione delle presenze in ufficio è diventata un aspetto cruciale per le aziende che cercano di creare ambienti di lavoro efficienti e confortevoli. La soluzione di SeatSense offre agli utenti un modo semplice ed efficace per pianificare la propria settimana e ottenere informazioni in tempo reale sulla disponibilità degli spazi.


Questo strumento aiuta a migliorare la produttività, il benessere dei dipendenti e la gestione generale delle risorse aziendali. Con SeatSense, le aziende possono finalmente superare le sfide legate ai picchi di presenza e offrire un ambiente lavorativo ottimale per tutti.

Per maggiori informazioni: Clicca Qui!
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Settimana Corta: i sondaggi di Smartworking srl

La flessibilità è un tema che ci sta molto a cuore.

Oggi la grande sfida per le organizzazioni è riuscire a far coesistere i bisogni delle persone in termini di flessibilità con le esigenze di produttività e ottimizzazione delle risorse a disposizione.

Noi di Smartworking srl rispondiamo a questa esigenza, fornendo consulenza basata su anni di esperienza e sui progetti che abbiamo condotto in diverse realtà italiane, dal punto di vista culturale, degli spazi e tecnologico.

Nel fare questo, però, resta sempre fondamentale un aspetto: rimanere in ascolto dei bisogni e delle esigenze di flessibilità delle persone. Per questo motivo, sulla nostra pagina Linkedin ogni settimana lanciamo un sondaggio alla nostra community sul tema.

In questo primo articolo della serie, vediamo come le persone preferirebbero l’organizzazione della propria settimana lavorativa e come impiegherebbero quel “nuovo” tempo libero.

Settimana Corta: il mix ideale

Lo abbiamo detto tante volte: non esiste un unico modello di settimana corta. C’è il classico “100-80-100” (ovvero il 100% del salario per l’80% del tempo lavorativo in cambio del 100% della produttività) che prevede il venerdì libero, ma non è l’unica formula.

Oggi siamo nel campo delle sperimentazioni: ogni azienda che vuole approcciarsi alla flessibilità, deve provare la tipologia più adatta al proprio settore e, soprattutto, alla propria popolazione.

La strategia che suggeriamo in Smartworking Srl – come trovi in questo articolo –  è quella di chiarire quali sono gli obiettivi per cui l’organizzazione sta decidendo di procedere con la sperimentazione della settimana corta. A seguire, intervistare le figure chiave dell’azienda e, infine, scegliere i team su cui sperimentare.

Seguici su Linkedin per partecipare ai prossimi sondaggi

Settimana Corta e Day off: destinazione d’uso

Tempo per se stessi e per le proprie passioni: il 34% dei nostri intervistati ha risposto così alla domanda sull’utilizzo del giorno off in caso di settimana corta in azienda.

Nella difficile gestione quotidiana del work-life balance, infatti, tocca spesso scegliere tra lavoro e famiglia, escludendo tutto il resto, passioni ed hobby compresi.

Il “day off” in caso di settimana corta potrebbe essere utilizzato per questo motivo. Secondo posto la famiglia.

Settimana Corta: ostacoli in azienda

La cultura aziendale, intesa come insieme di  valori, principi e norme condivisi da tutte le persone dell’organizzazione, resta il maggiore impedimento all’introduzione della settimana corta, secondo la nostra community.

E’ un asset fondamentale dell’azienda, che si costruisce con il tempo ma dovrebbe anche essere flessibile e tenere conto delle evoluzioni e cambiamenti della propria epoca e sapersi adattare. Al secondo posto il management.

Interessat* alla settimana corta ma non sai da dove partire? Inizia da qui!
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Lo Smart Working è sostenibile per il tuo team? – la Guida

Da oggi troverai 5 guide “smart”, pratiche e intuitive, che ti affiancheranno nella costruzione di poche e semplici regole al fine di collaborare al meglio con il tuo team ibrido, remoto o in presenza che sia.

“Collaborare al meglio“ può voler dire tante cose lo sappiamo bene, per questo di guide non ce ne sarà soltanto una. Se vuoi rimanere sempre aggiornato iscriviti alla nostra newsletter, CLICCA QUI.

Il tema di oggi è la sostenbilità dello smart working per il tuo team/unit. È veramente possibile misurarla? Continua a leggere!

La sfida della sostenibilità

Per affrontare al meglio la nuova sfida del lavoro ibrido e aiutare i manager a comprendere come gestire il proprio team in modo efficace e consapevole rispetto alle attività di collaborazione, abbiamo progettato uno strumento che ti permetterà di compiere le scelte più opportune al fine di organizzare il lavoro agile.

Stiamo parlando della collaboration map.

Una vera e propria mappa in grado di aiutarti ad individuare tutte le attività del tuo team e il loro grado di remotizzabilità.

Questo al fine di stabilire, in modo oggettivo, quanti giorni sia necessario essere presenti in ufficio e quanti è possibile lavorare da remoto senza per questo essere meno efficaci. Questo l’obiettivo della guida.

Scarica la Guida completa

Come leggere la mappa

Grazie alla Collaboration Map tutte le attività del team si collocano in un preciso quadrante.

Nel quadrante 2 della Collaboration Map ci sono le attività “a rischio efficacia”. Cosa vuol dire? Vuol dire che in quanto manager sono quelle a cui dovrai porre maggiore attenzione e per cui è meglio valutarne l’approccio, se quindi:

  • continuare a farle da remoto,
  • portarle in presenza,
  • remotizzarle e portarle avanti con il supporto di un facilitatore.

Le domande da porti

Identifica l’attività e il team coinvolto e poi chiediti:

  • Qual è il numero di persone che solitamente coinvolge?
  • La collaborazione è esterna o interna al team?
  • È un’attività sincrona o asincrona? Se è sincrona che durata ha?
    • max 1 ora
    • max 2 ore
    • più di 2 ore
  • Quanto è ripetitiva/consolidata?
  • Qual è il livello di creatività/innovazione necessario?
  • Qual è il livello di digitalizzazione?

Alcuni esempi di sostenibilità

  • Primo caso — Attività sostenibile da remoto.

Attività di routine che richiedono una collaborazione asincrona. Necessità di confronto bassa o limitata a confronti brevi tra pochi, il livello di innovazione richiesto è minimo in quanto l’attività/processo è consolidata.

  • Secondo caso — Attività sostenibile da remoto con facilitazione ad hoc.

Un’attività come quella della riunione settimanale di aggiornamento di un team. Sicuramente si tratta di un’attività che è preferibile svolgere alla presenza di tutti i membri ma rimane valida la possibilità di svolgerla in maniera ibrida. Per facilitare lo svolgimento dell’attività e garantirne la massima efficacia l’ideale è trovare un metodo che aiuti il team a focalizzarsi e contribuire.

  • Terzo caso — Attività poco sostenibile da remoto.

Pensiamo alla progettazione di un nuovo servizio/prodotto. Sicuramente si tratta di un’attività che richiede la presenza di tutto il team affinché ognuno possa dare il suo contributo ed esprimere il suo parere. Il livello di focalizzazione e creatività è sicuramente molto alto e la durata del meeting non può essere troppo breve.

Come tutte le nostre guide, è rivolta ai professionisti delle Risorse Umane e ai manager di realtà piccole, medie o grandi.

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