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Gestione presenze in ufficio: l’importanza di strumenti efficaci

Negli ultimi anni, molte aziende si sono trovate ad affrontare un problema comune: il numero di presenze che varia considerevolmente da un giorno all’altro. Questa situazione può creare difficoltà nella gestione degli spazi e nella pianificazione delle attività. 

Lo scenario che si ripete spesso nelle aziende è  il seguente:

  1.  Picchi di presenza: durante alcuni giorni della settimana, molte aziende registrano un aumento significativo del numero di persone in ufficio. Questi picchi possono rendere difficile per i dipendenti trovare spazi disponibili o lavorare in condizioni confortevoli.
  2. Mancanza di governance: attualmente, il fenomeno dei picchi di presenza non è adeguatamente gestito. Le persone non possono sapere in anticipo se si troveranno in una situazione di comfort o meno. Questa incertezza può portare a una diminuzione della produttività e del benessere dei dipendenti.
  3. Limitazioni dei tool di prenotazione desk: molti uffici hanno adottato strumenti di prenotazione desk per consentire ai dipendenti di prenotare un posto in anticipo. Tuttavia, questi strumenti risolvono solo parzialmente il problema, in quanto non forniscono informazioni sempre corrette sulla disponibilità degli spazi.

La nostra soluzione per la gestione presenze: SeatSense

Per affrontare queste sfide e garantire un ambiente lavorativo efficiente e confortevole, abbiamo sviluppato uno strumento chiamato SeatSense. Questo tool offre un approccio olistico alla gestione delle presenze in ufficio, consentendo ai dipendenti di pianificare la propria settimana in modo efficace e ottenere informazioni in tempo reale sulla disponibilità degli spazi.

Ecco come funziona SeatSense:

Schermata esemplificativa SeatSense
  • STEP 1: Ricevo l’invito a pianificare la settimana
    Quando ricevo l’invito a pianificare la mia settimana lavorativa, accedo al sistema di SeatSense.
  • STEP 2: Accedo al sistema
    Utilizzando le mie credenziali, accedo al sistema di SeatSense, che mi offre una panoramica completa dei posti disponibili nell’ufficio.
  • STEP 3: Pianifico la mia settimana
    Attraverso un’interfaccia intuitiva, posso facilmente pianificare la mia settimana lavorativa, selezionando i giorni e gli orari in cui intendo recarmi in ufficio.
  • STEP 4: Verifico la disponibilità degli spazi
    SeatSense utilizza una tecnologia avanzata per monitorare in tempo reale la presenza dei dipendenti in ufficio. Questo consente di visualizzare la disponibilità degli spazi in modo accurato e aggiornato.
  • STEP 5: Decido cosa fare
    In base alle informazioni fornite da SeatSense sulla disponibilità degli spazi, posso prendere decisioni informate sulla mia presenza in ufficio. Posso scegliere di cambiare i giorni o gli orari in cui mi reco in ufficio per evitare situazioni di sovraffollamento o mancanza di posti disponibili.
Schermata esemplificativa di – Verifica disponibilità spazi –
Per maggiori informazioni: Clicca Qui!

La gestione delle presenze in ufficio è diventata un aspetto cruciale per le aziende che cercano di creare ambienti di lavoro efficienti e confortevoli. La soluzione di SeatSense offre agli utenti un modo semplice ed efficace per pianificare la propria settimana e ottenere informazioni in tempo reale sulla disponibilità degli spazi.


Questo strumento aiuta a migliorare la produttività, il benessere dei dipendenti e la gestione generale delle risorse aziendali. Con SeatSense, le aziende possono finalmente superare le sfide legate ai picchi di presenza e offrire un ambiente lavorativo ottimale per tutti.

Per maggiori informazioni: Clicca Qui!
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Lo Smart Working è sostenibile per il tuo team? – la Guida

Da oggi troverai 5 guide “smart”, pratiche e intuitive, che ti affiancheranno nella costruzione di poche e semplici regole al fine di collaborare al meglio con il tuo team ibrido, remoto o in presenza che sia.

“Collaborare al meglio“ può voler dire tante cose lo sappiamo bene, per questo di guide non ce ne sarà soltanto una. Se vuoi rimanere sempre aggiornato iscriviti alla nostra newsletter, CLICCA QUI.

Il tema di oggi è la sostenbilità dello smart working per il tuo team/unit. È veramente possibile misurarla? Continua a leggere!

La sfida della sostenibilità

Per affrontare al meglio la nuova sfida del lavoro ibrido e aiutare i manager a comprendere come gestire il proprio team in modo efficace e consapevole rispetto alle attività di collaborazione, abbiamo progettato uno strumento che ti permetterà di compiere le scelte più opportune al fine di organizzare il lavoro agile.

Stiamo parlando della collaboration map.

Una vera e propria mappa in grado di aiutarti ad individuare tutte le attività del tuo team e il loro grado di remotizzabilità.

Questo al fine di stabilire, in modo oggettivo, quanti giorni sia necessario essere presenti in ufficio e quanti è possibile lavorare da remoto senza per questo essere meno efficaci. Questo l’obiettivo della guida.

Scarica la Guida completa

Come leggere la mappa

Grazie alla Collaboration Map tutte le attività del team si collocano in un preciso quadrante.

Nel quadrante 2 della Collaboration Map ci sono le attività “a rischio efficacia”. Cosa vuol dire? Vuol dire che in quanto manager sono quelle a cui dovrai porre maggiore attenzione e per cui è meglio valutarne l’approccio, se quindi:

  • continuare a farle da remoto,
  • portarle in presenza,
  • remotizzarle e portarle avanti con il supporto di un facilitatore.

Le domande da porti

Identifica l’attività e il team coinvolto e poi chiediti:

  • Qual è il numero di persone che solitamente coinvolge?
  • La collaborazione è esterna o interna al team?
  • È un’attività sincrona o asincrona? Se è sincrona che durata ha?
    • max 1 ora
    • max 2 ore
    • più di 2 ore
  • Quanto è ripetitiva/consolidata?
  • Qual è il livello di creatività/innovazione necessario?
  • Qual è il livello di digitalizzazione?

Alcuni esempi di sostenibilità

  • Primo caso — Attività sostenibile da remoto.

Attività di routine che richiedono una collaborazione asincrona. Necessità di confronto bassa o limitata a confronti brevi tra pochi, il livello di innovazione richiesto è minimo in quanto l’attività/processo è consolidata.

  • Secondo caso — Attività sostenibile da remoto con facilitazione ad hoc.

Un’attività come quella della riunione settimanale di aggiornamento di un team. Sicuramente si tratta di un’attività che è preferibile svolgere alla presenza di tutti i membri ma rimane valida la possibilità di svolgerla in maniera ibrida. Per facilitare lo svolgimento dell’attività e garantirne la massima efficacia l’ideale è trovare un metodo che aiuti il team a focalizzarsi e contribuire.

  • Terzo caso — Attività poco sostenibile da remoto.

Pensiamo alla progettazione di un nuovo servizio/prodotto. Sicuramente si tratta di un’attività che richiede la presenza di tutto il team affinché ognuno possa dare il suo contributo ed esprimere il suo parere. Il livello di focalizzazione e creatività è sicuramente molto alto e la durata del meeting non può essere troppo breve.

Come tutte le nostre guide, è rivolta ai professionisti delle Risorse Umane e ai manager di realtà piccole, medie o grandi.

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Lo Smart Working Canvas – la Guida

Da oggi troverai 5 guide “smart”, pratiche e intuitive, che ti affiancheranno nella costruzione di poche e semplici regole al fine di collaborare al meglio con il tuo team ibrido, remoto o in presenza che sia.

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Il tema di oggi è lo Smart Working Canvas, il punto di partenza per qualsiasi organizzazione agile.

Cos’è lo Smart Working Canvas

Lo Smart Working Canvas è uno strumento di cui abbiamo ampiamente parlato nei nostri articoli, webinar e post sui social. Chi ci segue da tempo lo sa bene. Per chi non ha mai sentito questo nome può farsi un’idea leggendo questo articolo introduttivo.

“CANVAS” letteralmente vuol dire “TELA“, un foglio bianco da cui partire per poi disegnare la propria idea, i propri obiettivi e desideri.

Noi di Smartworking, abbiamo ideato il “nostro” Canvas per poter favorire l’allineamento tra i diversi stakeholder su un progetto così articolato come quello di smart working.

Questa pratica ha facilitato molti team a condividere idee e pianificare le azioni chiave per poter affrontare al meglio il tipo di cambiamento che il lavoro agile comporta.

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Le aree dello Smart Working Canvas

Area strategica

Ogni progetto ha bisogno di una vision coerente con quella dell’organizzazione (drivers e desire). Allo stesso tempo vengono definiti gli elementi già presenti (strategic pillar) e i success criteria per valutarne l’efficacia in termini di cambiamento.

Area fattibilità

L’analisi delle sfide e delle opportunità (sia a livello culturale che di business) al fine di permettere una lettura sulla fattibilità e sostenibilità del progetto a medio-lungo termine.

Area tattica

Attraverso l’identificazione dei destinatari del progetto e della comunicazione da attivare (su tutta l’organizzazione) vengono quindi definite le azioni chiave per avviare il percorso di cambiamento verso la vision.

Progettazione del workshop

  • Fase 1: Individua le persone giuste per il progetto (IT, HR, Business, Marketing, Facilities, etc.);
  • Fase 2: Condividi con loro il bisogno di allinearsi su questo progetto;
  • Fase 3: Proponi una data dove tutti possono essere focalizzati per almeno 2-3 ore;
  • Fase 4: Scegli una location adeguata o da remoto la piattaforma migliore.

La compilazione del Canvas

  1. VISION – Frase che descrive la destinazione del progetto
  2. DRIVERS AND DESIRE – Le 3 ragioni/bisogni strategici che ci spingono ad avviare il progetto in quanto importanti ed urgenti
  3. STRATEGIC PILLAR – Ciò che sostiene la vision (da allineare a drivers and desire)
  4. SUCCESS CRITERIA – Cosa indica che il risultato è stato raggiunto
  5. SOSTENIBILITÀ – Vincoli/Ostacoli e costi in termini di tempo
  6. WINS – Benefici attesi
  7. AZIONI – Principali task per implementare il progetto
  8. COMUNICAZIONE – Azioni che supportano engagement rispetto alla vision
  9. DESTINATARI – Chi saranno i destinatari del progetto. Quali potenziali comportamenti/tattiche i change champions stanno adottando o potranno adottare per gestire il cambiamento

Come tutte le nostre guide, è rivolta ai professionisti delle Risorse Umane e ai manager di realtà piccole, medie o grandi.

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Comportamenti Agili – la Guida

Da oggi troverai 5 guide “smart”, pratiche e intuitive, che ti affiancheranno nella costruzione di poche e semplici regole al fine di collaborare al meglio con il tuo team ibrido, remoto o in presenza che sia.

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Il focus di oggi sono i comportamenti, comportamenti agili più precisamente che chi guida un team deve sempre tenere ben presenti.

Premessa

Questa mini guida vuole offrire un supporto nel comprendere quali sono i 5 muscoli che un manager dovrà osservare e tenere sempre allenati all’interno del proprio team.

Parole come collaborazione, autonomia e comunicazione diventano cruciali per essere un team agile e vincere le sfide di un nuovo modo di lavorare.

Scarica la guida

I 5 comportamenti

Collaborazione da remoto

Collaborare in maniera efficace anche da remoto, mostrando ascolto nei confronti dell’interlocutore e disponibilità a condividere le informazioni.

Costumer Focus

Orientamento al cliente sia interno che esterno. Focalizzarsi sui problemi del cliente ascoltandolo e facendo le domande appropriate senza preconcetti, conducendolo ad una soluzione sostenibile.

Pianificazione e Organizzazione

Pianificare dandosi obiettivi a breve e lungo termine utilizzando in maniera adeguata gli strumenti a disposizione.

Autonomia e Problem solving

Essere indipendenti rispetto all’organizzazione sul proprio lavoro e sulle problematiche da affrontare nel proprio ruolo, risolvendo situazioni in autonomia e in collaborazione per quelle più complicate.

Comunicazione

Comunicare in maniera chiara ed efficace sia in modalità testuale che verbale utilizzando le modalità e gli strumenti più corretti per ogni comunicazione.

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Il focus di oggi è la collaborazione di team, e perchè no, anche tra team.

Premessa

Darsi le giuste regole per collaborare da remoto in modo efficace. Da dove partire? Invece del solito vademecum abbiamo pensato a qualcosa di più pratico e coinvolgente.

L’obiettivo è far si che il team generi delle regole che siano in linea con gli obiettivi che il team stesso ha rispetto alla propria organizzazione.

Ciò che troverai in questa guida è la miglior strategia per darsi delle regole che siano co-create e condivise da tutto il team.

A partire dalla creazione di un patto.

Scarica la Guida

Il patto di team

  • LO SCOPO. Il patto di team ha l’obiettivo di condividere le regole di collaborazione per lo svolgimento di riunioni di team ibridi.
  • I VANTAGGI. Un buon patto di team è la premessa essenziale per raggiungere gli obiettivi prefissati.
  • A COSA PRESTARE ATTENZIONE. Il patto perché funzioni deve essere ’siglato’ da tutti i partecipanti. Ed è in evoluzione, periodicamente deve essere rivisto e aggiornato.
  • STRUMENTI: Lavagna e Post-it. Vi consigliamo, per la versione digitale, l’utilizzo di strumenti come Miro o Jamboard.

Primo step

All’interno dell’organizzazione individuare il ruolo che ha il nostro team.

Chiedere ai partecipanti di inserire tramite post-it la risposta a questa domanda stimolo.

Fare sintesi.

Scegliere la definizione più rappresentativa.

Es. Lo scopo del nostro team è quello di generare benessere all’interno dell’organizzazione.

Secondo step

Rispetto all’obiettivo che il team si è dato, chiedere ora ai partecipanti quali sono gli aspetti che fino ad oggi:

  • Hanno funzionato
  • Non hanno funzionato
  • Abbiamo imparato

Ognuno dovrà rispondere con i propri post-it.

Terzo step

Rispetto alle cose che hanno funzionato, ma soprattutto quelle che non hanno funzionato, quali sono le regole e i permessi da adottare per raggiungere i nostri obiettivi?

In questo caso è utile che i partecipanti insieme individuino delle best practice e le scrivano sui post-it.

Esempi di Best Practice

Alcune BEST PRACTICE che sono state generate da workshop con i nostri clienti e che condividiamo come spunti per eventualmente integrare quelle generate dal vostro team.

  • Utilizzare e aggiornare il calendar
  • Non fissare call prima delle ore 9.00
  • Stabilire 10 minuti di pausa tra un appuntamento e l’altro
  • Non fare riunioni interne il mercoledì mattina
  • Condividere tutti i file in cloud
  • Chi organizza una riunione deve inserire l’agenda
  • Decidere delle fasce orarie di disponibilità
  • Scambiarsi feedback alla fine di un incontro

Quarto step

Per creare anche un momento funny, alla fine, chiediamo ai partecipanti di firmare simbolicamente il patto.

Un esempio qui sotto sempre ripreso da un nostro workshop.

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