Il 2021 sarà probabilmente un anno decisivo e l’esigenza da parte delle aziende di avere un regolamento di lavoro agile si fa sempre più presente. Per questo motivo teniamo molto a diffondere una corretta definizione e utilizzo di quest’ultimo. Questo perchè, oltre ad essere uno strumento di tutela legale, è anche un nuovo patto tra l’azienda e i propri collaboratori. 

In questo articolo vi vogliamo raccontare come ci comportiamo di fronte ad una realtà che vuole creare un regolamento di lavoro agile. Il nostro metodo, collaudato ormai negli anni di esperienza per arrivare alla creazione del regolamento, vedrete è estremamente semplice ed intuitivo. 

Il nostro approccio

Il primo step è la compilazione dello Smart Working Canvas di cui parliamo approfonditamente in questo articolo: SMART WORKING CANVAS. Un pezzo del puzzle essenziale che contribuisce alla creazione del regolamento di lavoro agile sotto diversi aspetti. In che modo? Durante l’elaborazione del canvas emergono sfide, opportunità, ma soprattutto viene definita la destinazione del progetto di smart working dell’azienda. Quest’ultima è il faro, la stella polare che guida l’azienda e in quanto tale non può mancare in un regolamento di lavoro agile. 

Il ruolo dei manager

Il passo successivo è comprendere il grado di agilità dell’organizzazione. In quest’ottica i manager giocano un ruolo fondamentale, a loro spetta infatti il compito di “valutare” le singole risorse. Come? Attraverso una matrice chiamata Smatrix, nata con l’obiettivo di aiutare le organizzazioni a definire quante e quali persone possono agire lo smart working rispetto al loro ruolo e attività, ai comportamenti che dovranno mettere in campo e alla loro motivazione.

La matrice permette al manager di capire quanto all’interno del proprio team il lavoro agile sia sostenibile e quali azioni a breve e a medio termine mettere in atto. Tutto ciò grazie alla valutazione di alcuni specifici comportamenti che vengono più o meno posti in essere dai singoli (come ad esempio customer focus, engagement ecc). Non si tratta di dare una pagella alle proprie persone quanto piuttosto di dare un’evidenza oggettiva di quelli che sono i punti di forza e i muscoli che hanno invece necessità di essere ancora allenati. La rielaborazione di questa analisi fornirà come output il grado di agilità dei singoli team dell’azienda.

Il piano di smart working

Arrivati a questo punto possiamo finalmente iniziare a parlare di piano di Smart Working, ovvero di un piano che evidenzi, rispetto a comportamenti, persone e spazi, il percorso necessario per raggiungere l’agilità organizzativa. Il regolamento di lavoro sancisce questo passaggio e, in quanto “costituzione” di un nuovo modo di lavoro, permette di far passare il piano dalla progettazione all’azione.

Ecco che qui lo smart working canvas di prima gioca un ruolo fondamentale, in particolare la vision di progetto, la famosa “destinazione”. L’incipit dei nostri regolamenti è infatti sempre uno:

Punto 1 Finalità e Obiettivi: L’azienda si è posta come “destinazione” del progetto di smart working …

In merito ai tempi e modi dello smart working non può mancare il riferimento al tema della disconnessione. Molti feedback in questo periodo di emergenza si affollano intorno al fatto che da casa si lavori molto di più che in ufficio. È un rischio, ce ne rendiamo conto. Nel regolamento di lavoro agile viene espressamente citato il diritto alla disconnessione, ovvero il diritto alle pause, al pranzo e alla fine della giornata lavorativa. Un diritto che il datore di lavoro è chiamato a rispettare tanto quanto il lavoratore stesso.

Il ruolo dei manager in questo senso è anche quello di aiutare, ascoltare e dare feedback ai propri collaboratori. L’obiettivo è di far loro acquisire attraverso le leve della fiducia, della responsabilità e della disconnessione, quei livelli di autonomia necessari a rendere i processi coerenti con gli obiettivi di efficienza e produttività che sono la chiave del successo del lavoro agile.

Un’opportunità da cogliere

La privacy e la sicurezza sono altri due aspetti fondamentali all’interno del regolamento di lavoro agile. Ricoprono infatti lo spazio di due interi paragrafi al suo interno: Riservatezza e privacy e Sicurezza sul lavoro. Si tratta di aspetti dai quali non si può, per ovvi motivi, prescindere. Da un lato il fatto di essere fuori dall’ufficio rende più esposti tutti i documenti sensibili dell’azienda, dall’altro, la propria casa non è detto essere stata predisposta ad ufficio (giustamente) e di conseguenza è responsabilità del lavoratore essere il più attento possibile onde evitare, seppur piccoli, spiacevoli incidenti.

L’emergenza, se qualcosa di buono ci ha dato, è stata un’opportunità per lo smart working e per chi come noi crede molto in questa modalità lavorativa svincolata dallo spazio e dal tempo. Probabilmente ciò che abbiamo sperimentato ad oggi sarebbe stato l’esito di un percorso ben più lungo in condizioni di normalità. In questo senso sarebbe un peccato non cogliere l’occasione di un cambiamento culturale come questo da parte delle aziende. Il regolamento in questa cornice altro non è che il quadro vero e proprio di riferimento per la nuova organizzazione del lavoro, seppur forzata dalla pandemia. Racchiude tutto al suo interno ed allo stesso tempo è il punto di partenza. Finché ci sarà lo stato di emergenza non sarà obbligatorio, ma ciò che ci sentiamo di suggerire alle realtà che hanno intrapreso questo percorso e hanno intenzione di portarlo avanti, anche una volta che l’emergenza sarà terminata, è di lavorare fin da ora alla sua realizzazione perché strumento di gestione fondamentale dell’organizzazione e del rapporto di lavoro. 

Vogliamo illustrarvi quelli che potrebbero essere degli strumenti in grado di risolvere alcuni problemi legati all’impossibilità per molti di essere presenti in ufficio. Ci riferiamo agli strumenti per effettuare riuonioni, meeting o video conference a distanza mostrandovi come la presenza fisica non sia un limite assoluto.

Pochi ma essenziali principi

Innanzitutto al fine di svolgere una video conference performante ed efficace è necessario far in modo che i principi che stiamo per illustrarvi siano sempre tenute ben presenti e rispettate da tutti i partecipanti.

1. Fornire il link della conference a tutti per collegarsi simultaneamente, è possibile condividere anticipatamente su Google Calendar o su altra piattaforma simile il link tramite cui collegarsi direttamente alla riunione virtuale;
2. Essere puntuali, per rispetto del tempo e delle attività di ciascuno è fondamentale non arrivare in ritardo alla conference;
3. Stabilire un facilitatore che porti avanti l’agenda, qualcuno che guidi la conference evitando che si perda di vista il focus dell’incontro;
4. Condividere all’inizio l’agenda del meeting, fornire subito un quadro generale di quelli che saranno i temi affrontati durante il meeting così da rendere tutti allineati;
5. Fare un action plan, al termine della riunione riprendere velocemente i punti appena trattati assegnati a chi di competenza del team e tradurli in azioni;
6. Non partire a freddo, prima di iniziare la riunione vera e propria stimolare il coinvolgimento di tutti tramite un primo “giro di tavolo” più informale per un saluto o un pensiero.

I migliori tool per noi

Spesso ci capita di lavorare da remoto come team, questo ci ha permesso nel tempo di testare diversi tool di collaborazione e di individuare i migliori. 

Ogni realtà ha le sue necessità, le sue abitudini e quindi lungi da noi fornirvi delle verità assolute. Il nostro obiettivo è infatti quello di fornirvi una cornice il più chiara possibile dei tool che possono supportarvi in un momento di poca stabilità come questo.

Ne vedremo pochi proprio per non creare confusione e restringere il campo ai più efficaci ed efficienti anche in base alla presenza di queste 3 caratteristiche:

• un sistema di chat
• la condivisione dello schermo
• la multipiattaforma

Il primo tool è:

• Zoom – uno dei tool più usati per la collaborazione a distanza, compatibile con tutti i sistemi operativi sia da smartphone o tablet che da web. Scaricare la versione gratuita vi permetterà di svolgere meeting tra più persone (100 persone max)  per un tempo massimo di 40 minuti.

Condivisione dello schermo o di una whiteboard, live chat privata e di gruppo, possibilità di registrare l’intera video conference o parte di essa, queste sono alcune caratteristiche della versione Basic di Zoom meetings. Inoltre, grazie a Canva, adesso è anche possibile scegliere o creare da zero uno sfondo diverso dal salotto di casa propria.

Colui che organizzerà il meeting  avrà la possibilità di invitare gli altri partecipanti tramite una mail direttamente inviata dal tool o semplicemente tramite la generazione di un apposito link al momento della creazione dell’evento su Google Calendar (immagini di seguito).

Dalle realtà più piccole a quelle più grandi Zoom è un ottimo candidato per la vostra collaborazione da remoto.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

• Jitsi – forse non tra i più famosi ma tra i più sicuri. Tutte le chiamate, video e non, sono codificate. Non esiste ufficialmente un limite al numero di partecipanti, tutto dipende dal vostro Pc e dalla vostra connessione. Per usufruire del servizio non è necessaria nessuna iscrizione, una volta approdati sul sito vi basterà cliccare sul pulsante “Start a call” per avviare la vostra videochiamata. È possibile inoltre installare l’estensione per Google Calendar così da integrare il tool. Una volta premuto il tasto “GO” Jitsi vi fornirà una serie di coordinate da condividere coi vostri collaboratori. Inoltre condividere lo schermo o avviare chat è semplicissimo.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

• Hangouts – è il sistema di messaggistica di Google e vi si può accedere da smartphone, tablet o pc sia iOS che Android. Requisito fondamentale è avere un account Google e accedervi da app o da web per avviare una conversazione, una chiamata o una videochiamata. 

Hangouts ti permetterà di effettuare video conference sia one to one che di gruppo, di condividere il tuo schermo così che tutti coloro che partecipano alla conference possano essere lì con te (metaforicamente parlando) e di scambiarti messaggi con i vari partecipanti, il tutto gratuitamente soltanto grazie ad una buona connessione internet. A colui che avvierà la video conference Hangouts fornirà le informazioni che potete osservare nell’immagine così che, una volta condivise, sarà facile per tutti collegarsi senza fraintendimenti.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

• Whereby – nessun download o registrazione per gli utenti, video call semplici e affidabili fino a 4 partecipanti nella versione free. L’accesso sia da mobile (iOS o Android) che da desktop è facilissimo, è possibile condividere lo schermo, registrare la conference e chattare live. Colui che avvierà la videocall sarà l’owner e avrà la possibilità di creare una meeting room privata. A quest’ultima potranno partecipare solo i collaboratori che avranno ricevuto l’autorizzazione proprio dall’owner, ovvero il proprietario della room.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

In conclusione

Non vi resta che testarli per capire il più adatto per il vostro tipo di organizzazione e team. Sono tutti validi ed efficaci strumenti pertanto non ve ne consigliamo uno in particolare tra quelli esposti. Sperimentateli e fateci sapere dov’è ricaduta la vostra scelta!