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COME RIORGANIZZARE GLI SPAZI POST PANDEMIA

Un cambiamento inevitabile

Il mondo del lavoro sta cambiando, è sotto gli occhi di tutti, quale sarà la forma definitiva che assumerà è impossibile dirlo ora, probabilmente sarà una forma ibrida. Ciò che possiamo affermare con certezza è che questo cambiamento coinvolgerà ed anzi, ha già coinvolto, inevitabilmente anche gli spazi legati alla casa e all’ufficio. 

Di spazi noi ci occupiamo da tempo, nel farlo ci appoggiamo a due architetti che sono allo stesso tempo partner e alleati nei nostri progetti. Parliamo di Rachele Storai e Raffaele Sabbadini. Ci siamo conosciuti in uno spazio di coworking a Milano qualche anno fa e abbiamo iniziato a collaborare insieme. Con loro oggi abbiamo fatto alcune riflessioni.

La contaminazione della casa

In quella che potremmo definire la prima grande ondata, l’anno scorso, tutti abbiamo dovuto portare il lavoro a casa e quindi, in un certo senso, anche un pò l’ufficio. C’è stata una contaminazione degli spazi privati che è avvenuta senza che ce ne rendessimo conto. C’è chi si è abituato a lavorare in autonomia, in solitudine, in silenzio e chi invece ha riscontrato maggiori difficoltà di concentrazione. A causa degli spazi ridotti o poco organizzati (giustamente) per accogliere una postazione di lavoro, a causa della presenza di figli e di altre mille distrazioni. Questa contaminazione non è stata facile da gestire, ne abbiamo parlato con Rachele in un episodio delle nostre Colazioni Agili che vi riportiamo qui e su cui facciamo un breve focus.

FOCUS

Laura aveva appena comprato casa a Milano, una casa non troppo grande, doveva essere un punto d’appoggio in città. Scoppia la pandemia. Laura si trova in questa casa vuota, ancora da arredare, e con una serie di attività lavorative da portare avanti. 

Chiede aiuto a Rachele, insieme ridisegnano gli spazi in funzione delle nuove priorità che non sono più quelle di avere un punto di appoggio per la notte e poco altro. Ora Laura in quella casa deve trascorrere tutte le sue intere giornate. Con Rachele trovano una soluzione e Laura da quel momento in poi riesce a lavorare efficacemente da casa avendo a disposizione un piccolo angolo adibito a postazione di lavoro.

L’ufficio si è introdotto nella casa di Laura durante la pandemia e le necessità si sono ribaltate ma la soluzione a cui sono giunte Laura e Rachele è stata più che soddisfacente.

La contaminazione dell’ufficio

La casa è stata contaminata, ma come non pensare che lo sia stato anche l’ufficio?

La stessa cosa sta infatti succedendo per gli spazi di lavoro. Basti pensare ai nuovi condomini progettati con spazi di coworking al loro interno, ai nuovi uffici con nursery e pet friendly. Questa ibridazione degli spazi che sta avvenendo sempre più frequentemente ci porta a ripensare il concetto di ufficio e casa come entità a sé stanti. Se molte aziende proseguiranno nella direzione dello smart working l’ufficio diventerà importante come luogo di condivisione e aggregazione, la sua funzione sarà sempre più quella di ritrovo per co creare e progettare insieme ai colleghi. 

Per fare un esempio concreto riportiamo il caso raccontato da Raffaele sempre in una Colazione Agile che puoi rivedere qui.

FOCUS

Prima del Covid un’agenzia di comunicazione di Milano aveva progettato i nuovi uffici con l’aiuto di Raffaele e altri professionisti. Spazi open, phone bot, share desk e altre caratteristiche tipiche degli uffici più moderni.

Dopo il covid questa azienda ha ricontattato gli architetti, piano piano stanno rientrando in ufficio e si sono resi conto che ad oggi in presenza si “danno fastidio” a vicenda. 

Gli spazi open amplificano rumori, voci e suoni a livello acustico. La diffusione del suono non li aiuta a riprendere con serenità e hanno così chiesto aiuto per riorganizzare nuovamente gli spazi in funzione delle nuove necessità. 

La richiesta è comune ad altre società, oggi la priorità è diventata quella di avere un comfort acustico, avere quindi degli spazi chiusi in cui poter lavorare, sia singolarmente che in team. Avere phone bot più grandi, vetrate a dividere gli spazi e pannelli per l’assorbimento acustico.

Dalla casa, all’ufficio, alla città

Siamo partiti dalla casa per arrivare all’ufficio ed infine a colei che ospita entrambi, la città. Oggi si parla molto di città in 15 minuti, il concetto di riuscire quindi a reperire tutti i servizi di cui abbiamo bisogno in 15 minuti. Si parla di riqualificazione dei borghi che si stanno adoperando sempre meglio per ospitare i lavoratori in workation. C’è una maggiore attenzione alla sostenibilità e alla mobilità per gli spostamenti dei lavoratori.

Come cambierà il rapporto città e luoghi di lavoro in futuro? Sicuramente qualcosa cambierà, ci sarà la necessità di congestionare meno i mezzi pubblici, la possibilità di lavorare in posti diversi dalla città, più in generale ci sarà una ridefinizione degli spazi e dei confini di “dove lavorare” che saranno sempre meno definiti e sempre più labili.

In questa riflessione l’elemento fondamentale sono le persone ed in particolare, i leader. La scala dell’ufficio è cambiata così come lo sono gli spostamenti e quindi la città, è fondamentale ora che chi guida i team sia in grado di dare e mantenere armonia ed equilibrio. Dare la possibilità alle persone di scegliere da dove lavorare in funzione dell’attività da svolgere. 

L’ufficio del futuro è fatto di spazi nuovi, nuovi modi di spostarsi, vedere la città e di leader agili.

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Il diritto alla disconnessione nella prospettiva del consolidamento del lavoro da remoto

Partiamo da una premessa fondamentale: il lavoro da remoto che si è sperimentato nel corso della pandemia non è vero smart working. 

Il lavoro da remoto nella prospettiva del conflitto tra lavoro e famiglia

Tutti noi, chi più chi meno, abbiamo lavorato in questi mesi in remoto e, va detto, forzatamente da casa. La impossibilità di separare in alcuni casi gli spazi personali (fisici e mentali) da quelli lavorativi ha favorito il sorgere di momenti di inquietudine e a volte anche di frustrazione. Il tempo si è trasformato in una specie di continuum tra impegni familiari e lavorativi, riunioni on line, scadenze, telefonate, social, intrattenimento on line e off line. Si è così posto all’attenzione di tutti con forza rinnovata dalla pandemia il tema della “disconnessione”, considerando soprattutto il ruolo delle donne all’interno della famiglia e l’esigenza, sia durante i mesi di lockdown generale, sia durante i successivi periodi di chiusura settoriale e localizzata, di costruire migliori confini tra la vita e il lavoro (all’interno delle mura domestiche). Nelle scienze organizzative si parla in questi casi di “conflitto tra lavoro e famiglia” dovuto alla simultanea presenza di pressioni e richieste legate ai diversi ruoli ricoperti, con incidenza negativa sulla soddisfazione e sulla efficacia della persona. (Greenhaus e Beutell, 1985).

Ebbene, stando all’esperienza di questi mesi e alla necessità di non svilire la portata delle pur positive ricadute del lavoro da remoto sul benessere psico-fisico dell’individuo, sarebbe troppo riduttivo considerare il diritto alla disconnessione solo nei termini di una “pausa” dagli impegni di lavoro oppure dalla connessione (on line e off line). Il concetto di “pausa” nella modalità fluida di gestione del tempo che è ormai entrata nelle nostre case e nella nostra vita ha implicazioni organizzative di non poco conto. Dovendo (e potendo) essere applicata non solo avendo in mente la gestione dell’orario di lavoro (tra cui si collocano anche le prassi di chiusura dei server e la gestione delle “richieste del capo”…) ma anche avendo in mente una migliore gestione di alcuni impegni familiari – come il giardinaggio, la cucina e il gioco – così come alcune attività individuali che alimentano il pensiero creativo quali la meditazione, lo sport, il riposo, l’intrattenimento culturale.

Cosa è propriamente il diritto alla disconnessione?

Dovremmo quindi valutare cosa è propriamente il “diritto alla disconnessione” ed evitare di relegarlo ad un dettato normativo che svilisce la sua intrinseca natura concettuale, valida peraltro sia per le donne, sia per gli uomini. Perché sarebbe un errore andare a normare – come vogliono i più – il diritto alla disconnessione avendo solo in mente il lavoro femminile e l’impegno delle donne – purtroppo ancora molto significativo (dati ISTAT) –  nelle attività familiari e di cura. Sarebbe riduttivo perché non terrebbe nella dovuta considerazione il fatto che la nuova organizzazione del lavoro che è il portato più immediato della pandemia – lo smart working in senso proprio – si deve necessariamente nutrire di una chiara definizione del lavoro per obiettivi e sulla base di questo di una non trascurabile capacità di scomposizione del tempo (di lavoro e di non lavoro) per cicli. Presupposto fondamentale per dare valore alla disconnessione in tutte le sue più varie componenti lavorative e non lavorative.  

Quando sento da più parti che servono regole minime oppure che vanno garantiti i diritti delle donne mi accorgo che si trascurano due presupposti fondamentali: 

  1. che le regole minime esistono già; 
  2. che non vanno garantiti solo i diritti delle donne.

La legge sul lavoro agile prevede già il diritto alla disconnessione. È compito di chi deve applicarla e implementare i progetti definire con fiducia l’insieme delle regole che rendano effettivo e reale il diritto alla disconnessione in tutte le sue sfaccettature. 

L’art. 19, comma 1 della legge sul lavoro agile (la L. n. 81/2017) stabilisce che “l’accordo individua altresì i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro”. La norma ci dice due cose importanti: da un lato, nella consapevolezza dei rischi derivanti da un eccesso di lavoro – questo sì non controllabile – ed al fine di scongiurare i rischi connessi al superamento dei limiti di durata – giornaliera e settimanale – della prestazione lavorativa, i quali incidono sulla salute dell’individuo per effetto proprio del possibile sovraccarico di lavoro dovuto all’assenza di controllo (cd. burnout), l’accordo di lavoro agile – e con esso il regolamento di smart working – devono introdurre meccanismi di gestione della prestazione da remoto che assicurino da parte del lavoratore il rispetto dei tempi di riposo (facendo leva anche sulla gestione flessibile dell’orario di lavoro), essenziali soprattutto per le nuove generazioni troppo abituate alla iper-connessione. Dall’altro, laddove si fa riferimento, invece, alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche, esorta ad adottare misure tecniche e organizzative, quindi a strutturare il lavoro proprio per fasi, cicli e obiettivi (art. 18, c. 1 L. n. 81/2017) al fine di garantire sia la disconnessione legata alla prestazione lavorativa e caratterizzata dai momenti di focus e concentrazione, sia la disconnessione funzionale alla conciliazione vita-lavoro. Quest’ultima essenziale non solo per assolvere agli impegni personali e familiari ma necessaria per alimentare il pensiero creativo.

Diritto alla disconnessione e dovere di disconnessione nella nuova organizzazione del lavoro

Il diritto alla disconnessione si compone pertanto di diverse sfaccettature che poggiano tutte su un presupposto fondamentale che deve essere alla base di qualsiasi progetto di smart working: l’abbandono del controllo sulla prestazione a favore di una maggiore autonomia e responsabilità dal lavoratore anche nella gestione dei propri tempi di lavoro. 

Specularmente, al diritto alla disconnessione si contrappone quindi un dovere di disconnessione che spetta al datore di lavoro disciplinare nel quadro della nuova organizzazione del lavoro per “fasi, cicli e obiettivi” che caratterizza il lavoro agile. Prevedendo in questo senso il rispetto da parte del management di determinate regole di comportamento che siano valori condivisi dell’organizzazione (quali ad esempio non pretendere risposte al telefono o alle e-mail a qualsiasi ora) così come momenti di relazione, socializzazione e perché no, di gioco fondamentali per creare anche a distanza senso di squadra, evitando l’isolamento e le frustrazioni derivanti dal “conflitto tra lavoro e famiglia”. 

La disconnessione è quindi un concetto assai complesso, quasi a voler sottolineare che non è possibile parlare di “disconnessione” se prima non siano state poste con sufficiente chiarezza – nell’accordo e regolamento di lavoro agile – le basi per rendere effettivo e realmente sperimentabile con modalità collaborative e flessibili il lavoro per obiettivi. Quest’ultimo è il presupposto per questa nuova forma di organizzazione del lavoro – anche attraverso una gestione dei tempi di lavoro, dei tempi di riposo, dei tempi di relazione, dei tempi di “irreperibilità”. Il tutto coerentemente con i valori che l’organizzazione vuole comunicare all’interno e all’esterno.

Così da gettare le basi per l’evoluzione stessa del diritto del lavoro nell’ambito della nuova organizzazione del lavoro e nell’ambito della moderna organizzazione dell’impresa cominciando a far leva in modo costruttivo su fattori oggettivi di misurazione della prestazione di lavoro in luogo della potenziale ed indistinta dilatazione del tempo che ad essa viene dedicato.

Per leggere l’articolo precedente di Paola Salazar -DALLA PANDEMIA LA SFIDA PER LAVORARE BENE. CON QUALE STRUMENTO GIURIDICO?- clicca qui

Avvocato giuslavorista ed esperta di lavoro agile
Articolo a cura dell’avv. Paola Salazar – Salazarlavoro

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Dalla pandemia la sfida per lavorare bene. Con quale strumento giuridico?

Difficile immaginare a gennaio che nel volgere di pochi mesi avremmo tutti affrontato una vera e propria rivoluzione nel modo di lavorare. Da anni ci occupiamo di progetti di smart working e da anni constatiamo quanta differenza ci sia tra le aziende che hanno deciso di abbracciare questo nuovo strumento organizzativo e non.

Le prime con un approccio globale e circolare coinvolgente spazi, persone, tecnologia e organizzazione del lavoro mentre le seconde vedono lo smart working – nella specifica accezione del lavoro agile (così come del telelavoro) – solo come uno strumento di gestione e regolazione del rapporto di lavoro. Utile, quest’ultimo, come l’esperienza di questi mesi ha messo in evidenza, per assicurare la continuità delle attività attraverso il lavoro da remoto, ma di fatto svincolato dalle sue peculiari componenti organizzative. Perché lo smart working, in senso proprio, non è che l’occasione per abbracciare una maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro contribuendo così a rendersi più efficaci, produttivi e, proprio grazie alla flessibilità, anche più resilienti.

Non bisogna farsi scoraggiare (o suggestionare) dalle ricerche – comunque utili e necessarie – che hanno messo in evidenza in questi mesi pregi ma anche difetti dello smart working: case troppo piccole, commistione con gli impegni familiari che hanno gravato molto sulla popolazione femminile, isolamento e frustrazione, super-lavoro, pay-gap. E’ chiaro che la dimensione unidirezionale dello smart working sperimentata in questi mesi nella forma del lavoro domiciliare non è vero smart working. Nell’accezione “emergenziale” se ne è compresa la finalità. Ma proprio perché “emergenziale”, in questa sua connotazione si tratta di una modalità di lavoro che va comunque organizzata in tutte le sue componenti (spazi, tecnologia, persone) ma che è destinata a rimanere circoscritta alla particolare situazione di questi mesi. Così come le disposizioni speciali che sono state introdotte dai diversi decreti per tutelare le persone più vulnerabili e maggiormente a rischio.

Come passare dalla fase di sperimentazione emergenziale allo smart working a regime

Una volta terminata la fase acuta dell’emergenza si è però compreso come alcune delle caratteristiche proprie dello smart working siano oggi le componenti più idonee a supportare le fasi purtroppo altalenanti di quello che tutti auspicano essere un ritorno alla normalità. Una normalità che non ha niente a che vedere con quella pre-COVID perché il mondo e il lavoro sono ormai cambiati, ma una nuova normalità. Quest’ultima dovrà accompagnarci nella presa di coscienza di un nuovo modo di lavorare, essenziale per transitare verso il lavoro del futuro in cui tecnologia, competenze e flessibilità organizzativa saranno il punto di forza di imprese e individui. 

Smart working, propriamente non è lavoro da casa, ma flessibilità di tempo e di spazio nell’esecuzione della prestazione. Il che significa lavoro in sede, fuori sede, da casa, ma anche lavoro per alcuni periodi di tempo al di fuori dei più grandi centri urbani. Questa flessibilità spazio-temporale stimola le energie positive, la capacità di prendersi dei momenti di pausa, di socializzazione e di riposo, stimolando produttività, riflessione e creatività.

Questo nuovo modo di lavorare potenzialmente influirà su diversi ambiti: si pensi alle congestioni del trasporto urbano (già oggi molto ridotto), all’edilizia dedicata alla creazione di spazi di co-working anche fuori dai grossi centri urbani (oggi poco avvezzi a queste strutture), ma anche al ripensamento delle strutture turistiche e ricettive che potranno riconvertire molti dei loro spazi per consentire anche con pacchetti dedicati al rilancio del settore, il lavoro da remoto. Ma si pensi anche ai progetti – già in atto – di ripopolamento dei piccoli centri e delle città del Sud che assicurano una migliore e meno costosa qualità della vita. 

La rivoluzione ormai è già in atto, alcune aziende lo hanno già previsto come modalità strutturale di lavoro fino a luglio 2021 (Google). Non resta che coglierne le potenzialità attingendo agli strumenti giuridici che abbiamo già a disposizione per accompagnare questo modo di lavorare.

Regolamento o accordo sindacale?

Regolamento interno e accordo individuale necessariamente collegati e, quindi fonti di regolazione – negoziale – dell’interesse aziendale e di quello individuale nel riscrivere e customizzare la nuova organizzazione del lavoro. In questa loro connotazione che li lega indissolubilmente il regolamento aziendale diviene atto condiviso e non unilaterale, a patto di seguire un processo di co-costruzione dello stesso, essenziale per accompagnare qualsiasi forma di sperimentazione. Il regolamento, infatti, è modificabile e adattabile man mano che la sperimentazione va avanti. L’accordo sindacale che pure da molte parti si sente a gran voce invocare – anche nella forma dell’accordo quadro – non ha queste potenzialità (tanto è vero che anche la legge n. 81/2017 non lo ritiene strumento principale di regolazione del lavoro agile). 

Al centro di qualunque progetto di Smart Working di successo ci sono infatti diverse variabili, tutte da prendere in considerazione ai fini della sua regolazione:

  • le persone,
  • gli spazi,
  • la tecnologia,
  • i comportamenti. 

L’approccio metodologico più adeguato per i progetti di smart working, anche e soprattutto dopo l’esperienza di questi mesi, parte dall’ascolto delle persone e quindi, da un processo di co-creazione del regolamento (e dei connessi accordi individuali) con i lavoratori che poi dovranno applicarlo. Per essi diviene fondamentale conoscere quale sarà la cornice di riferimento entro la quale potranno organizzare la loro giornata di lavoro, gli obiettivi, l’orario di lavoro, i tempi di disconnessione, il rapporto con i colleghi ed i manager, la tecnologia e l’uso in sicurezza degli strumenti e di tools indispensabili per sostenere il lavoro e la collaborazione da remoto senza vincoli di tempo e di spazio. Per fare ciò, per dare concretezza al processo di “customizzazione” necessario in tutti i progetti di smart working è utile organizzare delle sessioni di ascolto, di team coaching, di retrospettiva. Tutte finalizzate a far emergere le caratteristiche del lavoro e le aspettative e le esigenze dei singoli in relazione alla flessibilità organizzativa che l’azienda ha in mente di realizzare a regime, una volta terminata la fase di adattamento post-COVID legata anche all’attuazione dei protocolli di sicurezza.

Il sistema di valori quale driver dei progetti

Il nuovo modo di lavorare, le sue criticità e i suoi correttivi entrano così nel sistema dei valori dell’impresa. Gli stessi che trovano espressione nelle altre Policy e regolamenti interni (Privacy, Sicurezza, Codice Etico, Codice di comportamento) e trovano così una loro collocazione sistematica nel complesso delle regole che governano il lavoro delle persone di quella specifica azienda. Fattori di identità e di appartenenza fondamentali per sostenere il lavoro del futuro parzialmente in sede e parzialmente fuori sede.  

Per tale motivo è indispensabile tenere sempre al centro le persone, concentrarsi sulle loro aspettative, sulle paure, sui comportamenti, per aiutarli a costruire quella flessibilità personale che è requisito indispensabile per il successo di questa forma di organizzazione del lavoro. Chiedendo loro di portare alla luce, secondo il proprio sistema di valori, le sfide, le opportunità, i correttivi che ciascuno vede necessari per sé e per l’azienda. 

Approccio organizzativo, circolare e globale che oggi più che mai diviene fondamentale per il lavoro di tutti.

Se ti sei perso l’articolo precedente, Cosa è oggi lo smart working dopo la pandemia, puoi trovarlo qui.

Avvocato giuslavorista ed esperta di lavoro agile
Articolo a cura dell’avv. Paola Salazar – Salazarlavoro
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COS’È LO SMART WORKING PER NOI

5 anni fa Smartworking srl nasceva con un obiettivo: Aiutare le organizzazioni a diventare agili. Il nostro desiderio è sempre stato quello che le organizzazioni potessero diventare il luogo dove le sfide aziendali e i bisogni delle singole persone trovano il proprio punto d’incontro. Per noi lo smart working è la cornice ideale per allenarsi a diventare agili. Oggi, quello scopo è diventato priorità di tutto il mondo del lavoro. 

In questi mesi ciò che abbiamo sperimentato non è stato lavoro agile bensì lavoro da casa, a cui tutti, abbiamo cercato di far fronte. Dopo tutte le chiacchiere sui giornali e i media vogliamo cercare di dare il nostro punto di vista, che non vuole essere assoluto, ma una condivisione di quello che abbiamo imparato in questi anni e che stiamo tuttora imparando. 

Cos’è quindi per noi lo smart working? Parliamo di un modo di lavorare differente da quello a cui la maggior parte di noi era abituata. Quando parliamo di smart working ci riferiamo ad un ripensamento dei ruoli e delle responsabilità, ad una ridefinizione dei tempi e degli obiettivi ed un aumento della fiducia e della collaborazione tra team e singoli. Lavorare agile significa apprendere nuove tecniche quotidianamente grazie alla ricerca e al continuo miglioramento a cui aspira l’Io professionale di ciascuno di noi.

Lo smart working a servizio del talento

Ma andiamo più nel dettaglio. Possiamo parlare di un piano umano dello smart working? Sì nel momento in cui le caratteristiche che differenziano ciascuno di noi, lavorativamente parlando, diventano un valore aggiunto per la realtà a cui apparteniamo. Un’azienda inclusiva è un’azienda in cui lo smart working getta le basi affinché il talento di ciascuno emerga e faccia la differenza per la competitività della realtà. Coloro che ancora credono nel dipendente-macchina pagato per lavorare e non per pensare, beh che dire, questo è esattamente l’opposto di ciò a cui ci riferiamo. 

Sul piano strategico lo smart working è uno strumento che permette all’organizzazione di vincere sfide che prima mai avrebbe contemplato e di creare opportunità che prima si celavano dietro la paura di cambiare. Tutto questo proprio grazie a quei famosi talenti che fanno la differenza e alla loro sinergia. Anche la formazione risulta essere un passaggio fondamentale. Investire in un reskilling delle proprie persone a lungo termine dà i suoi frutti. E non parliamo di corsi di aggiornamento sulla salute e sicurezza (comunque importanti) ma di formazione agile, di formazione finalizzata ad apprendere nuove competenze e conoscenze, nuove tecniche, nuovi metodi e pratiche. Rimanere aggiornati in un’epoca liquida come quella in cui viviamo vuol dire essere strategici. 

Da un punto di vista tecnologico il lavoro agile si pone come primo sostenitore. La tecnologia unisce e che separa, se non saputa utilizzare correttamente. Ma con il giusto approccio e il corretto metodo è uno strumento molto potente che si fa alleato delle persone e rende possibile comportamenti e attività altrimenti inagibili. Lavorare distanti ma simultanei, avere la possibilità di comunicare seppur non dallo stesso luogo, condividere, imparare, collaborare…come sarebbe possibile fare tutto ciò senza la tecnologia? 

Questi tre piani, se correttamente sviluppati, convergono creando le condizioni ideali per una crescita costante prima di tutto dei collaboratori, e poi della realtà.

Il Lavoro agile come principale dinamica di inclusione lavorativa

Pensare al lavoro agile anche come incubatore di pari opportunità non sembra affatto una cattiva idea. Riflettici bene, quale metodologia lavorativa stimola l’inclusione meglio dello smart working (che non è home working)? 

Avendo come focus il lavoro per obiettivi  e al proprio centro il benessere delle persone, il lavoro agile guida l’azienda nel garantire le stesse condizioni di partenza a tutti i lavoratori. In questo modo ciascuno può esprimere il proprio talento con i tempi e i modi che meglio gli si addicono.

Nel momento in cui siamo disposti a ripensare e ridisegnare il nostro modo di lavorare, cambiare le nostre abitudini, esporci e sperimentare nuovi modi di agire, volenti o nolenti, andiamo alla ricerca del modo di lavorare migliore per noi stessi. Quest’ultimo è diverso per ciascuno e permette al singolo di esporsi ed esporre il proprio talento come non aveva mai fatto prima. Non essere valutati per il quanto ma per il come, lo smart working mette tutti sullo stesso piano creando pari opportunità. 

L’emergenza sanitaria cosa ha scaturito?

L’emergenza ha portato con sé una rivoluzione del modo di lavorare. Se volessimo individuare un aspetto positivo però, questo sarebbe il fatto di aver reso evidente agli occhi di tutti come ciò che molti credevano impossibile in realtà lo fosse solo nella propria mente e non nei fatti. Sì perché molte barriere sono state abbattute in questi mesi, barriere che avrebbero richiesto altrimenti anni in condizioni di normalità. Se non vogliamo rendere vano lo sforzo di adattamento che ciascuno, in maniera più o meno consistente, ha attuato, allora dovremmo tutti ripensare al nostro modo di lavorare e acquisire una nuova consapevolezza. Si può fare, lo smart working esiste ed è un’opportunità di crescita, di competitività e di inclusione.

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COSA È OGGI LO SMART WORKING DOPO LA PANDEMIA?

Cosa ci hanno insegnato gli ultimi mesi trascorsi in buona parte all’interno delle nostre case e, nella maggior parte dei casi, impegnati nel lavoro da remoto? Che quello che abbiamo sperimentato non è propriamente smart working ma, come ho iniziato a definirlo in questi mesi, lavoro domiciliare emergenziale. Il che è una buona definizione di quell’ibrido tra lavoro agile e telelavoro che molti hanno sperimentato, il quale ha contribuito a sciogliere dubbi, incertezze e rigidità mentali, così come ad alzare consistentemente la percentuale degli smart worker (ma anche dei telelavoratori) in Italia.

Prima della pandemia

Prima della pandemia solo il 7% dei lavoratori accedeva in misura stabile o occasionale al lavoro da remoto, prevalentemente nella forma del lavoro agile. Oggi grazie anche alle procedure di graduale ripresa dell’attività e al necessario rispetto dei protocolli di sicurezza che impongono una presenza limitata presso gli uffici, si attesta intorno al 40% (dati EUROFUND).  Dato che fotografa sia coloro che sono passati in modo stabile (e non più solo occasionale) al lavoro agile sia coloro che sono transitati invece verso forme di telelavoro sia per necessità di protezione (ricordiamoci che ben prima del COVID-19 la legge promuoveva il lavoro dei portatori di handicap mediante il telelavoro – L. n. 4/2004), sia quale forma generale di riorganizzazione (e mantenimento) delle attività in una prospettiva di auspicabile ripresa economica. 

Smart working emergenziale

L’ibrido che abbiamo conosciuto in questi mesi è una forma di gestione della prestazione lavorativa che il legislatore nei vari decreti (tra cui significativamente l’art. 39 del D.L. n. 18/2020 convertito in L. n. 27/2020 e l’art. 90 del D.L. n. 34/2020) ha chiamato lavoro agile. Semplificandone la fruizione senza dover ricorrere all’accordo individuale, ma che di fatto ha perso – per le ovvie ragioni date dalla necessità di svolgere la prestazione esclusivamente dal proprio domicilio – uno dei suoi fattori principali: la flessibilità spazio-temporale. Quest’ultima strutturalmente legata al lavoro per obiettivi che è vero motore di creatività e innovazione e vero elemento di valore di questa modalità di lavoro. Oggi più che mai!

L’autentico Smart working

Lavoro agile e telelavoro hanno delle caratteristiche comuni fondate su un modello organizzativo di tipo flessibile che, nel lavoro agile è basato sulla flessibilità spazio-temporale mentre nel telelavoro, essenzialmente, sulla flessibilità oraria. Tale modello organizzativo – che deve essere necessariamente agganciato al lavoro per obiettivi, indicato in modo espresso nella disciplina del lavoro agile (art. 18 c. 1 L. n. 81/2017) è strutturalmente fondato su molteplici e comuni sfaccettature che comportano altresì diverse conseguenze. Sia in termini di collaborazione, self-management e valorizzazione delle scienze comportamentali (essenziali per gestire correttamente il rischio di isolamento, il rapporto con i colleghi e i responsabili e la prestazione da remoto), sia in termini di orario di lavoro (mediante ad esempio la possibilità di svolgere la prestazione senza i vincoli rigidi dell’orario di lavoro normalmente praticato in sede perché più coerenti ad esempio con gli impegni familiari – vera trappola dei mesi del lockdown – ma nel rispetto dei limiti massimi che l’ordinamento giuridico pone per ragioni di sicurezza in materia di orario di lavoro, di rispetto delle pause, di disciplina dello straordinario), così come in termini di misurazione della performance e del costo del lavoro (mediante la possibilità di definire, d’accordo tra le parti specifici obiettivi ai quali collegare, in caso, anche forme di incentivazione economica e/o di revisione della parte variabile dei pacchetti retributivi).

E, ancora, in termini di stili di leadership e formazione dedicata sull’uso degli strumenti di lavoro, sulle risorse ICT a disposizione e, quindi di collaborazione e di accrescimento delle competenze essenziali per svolgere al meglio il lavoro da remoto. Ciò determina, necessariamente l’obbligo di prevedere percorsi di formazione dedicati per responsabili e collaboratori, diretti ad accompagnare a 360°, anche con attività di coaching, la prestazione lavorativa da remoto. 

Per non parlare poi dei benefici in termini di tempi di trasporto nelle grandi aree urbane e di oggettiva riduzione del tasso di inquinamento atmosferico che hanno acquistato grande rilevanza in questi ultimi anni e che oggi diventano anche strumento di riduzione e di flessibilizzazione delle fasce orarie di punta nell’uso del trasporto pubblico.

Solo se è correttamente inteso attraverso tutte le sue componenti fondamentali lo smart working è vero e proprio strumento di crescita e di innovazione. E’ in questa sua accezione che va da oggi in poi valorizzato e applicato. Partendo dagli spazi di manovra che la legge concede (e che potenzialmente concederà ancora di più), facendo tesoro dei fattori positivi e negativi che scaturiscono dall’esperienza di questi mesi per costruire regolamenti e accordi (individuali e collettivi) davvero utili per il lavoro del futuro e per il futuro del nostro paese. 

Avvocato giuslavorista ed esperta di lavoro agile
Articolo a cura dell’avv. Paola Salazar – Salazarlavoro
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BANDO REGIONE LOMBARDIA PER LA FORMAZIONE CONTINUA

Dal 1 di luglio aprirà il Bando della regione Lombardia per la formazione continua a distanza.

L’avviso è finalizzato ad accrescere le competenze dei lavoratori occupati nel territorio regionale mediante la concessione di voucher aziendali per la fruizione di corsi di formazione continua.

Le risorse stanziate ammontano complessivamente a € 26.500.000,00 per l’anno 2020/2021, di cui € 13.500.000,00 per l’annualità 2020.

Chi può partecipare?

Possono fare richiesta per la formazione continua le imprese che hanno unità produttiva/sede operativa ubicata in Regione Lombardia e rientranti nelle seguenti categorie:

  • Imprese iscritte alla Camera di Commercio di competenza;
  • Imprese familiari;
  • Enti del Terzo Settore che svolgono attività economica iscritte ai registri;
  • Associazioni riconosciute e fondazioni che svolgono attività economica, aventi personalità giuridica e pertanto iscritte al Registro Regionale delle persone giuridiche;
  • Cooperative;
  • Liberi professionisti oppure, se esercitanti in forma associata, la relativa associazione.

Gli interventi finanziati sono rivolti a:

  • lavoratori dipendenti di micro, piccole, medie e grandi imprese assunti presso una sede operativa/unità produttiva della Regione Lombardia;
  • titolari e soci di micro, piccole, medie e grandi imprese con sede legale in Lombardia e iscritte alla Camera di Commercio di competenza;
  • lavoratori autonomi e liberi professionisti con domicilio fiscale localizzato in Lombardia che esercitano l’attività sia in forma autonoma sia in forma associata.

Caratteristiche agevolazione

L’agevolazione è concessa sotto forma di voucher formativi aziendali destinati ai lavoratori in possesso dei requisiti. Il voucher ha un valore massimo di € 2.000,00. Ciascun lavoratore può fruire per di uno o più percorsi formativi fino al raggiungimento del valore complessivo del voucher. Ogni impresa avrà a disposizione un importo annuo massimo di € 50.000,00.

Noi di Smartworking srl, insieme all’ente di formazione Formawork, abbiamo messo a punto 3 corsi differenti per formare i team sul tema smart working.

Se vuoi partecipare consulta il Bando o il nostro catalogo dei corsi, basta cliccare il pulsante qui sotto!

Scarica il catalogo
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ESSERE CONSULENTE DEL LAVORO E NON AVERE L’UFFICIO

Prima che l’emergenza sanitaria scoppiasse, Alessandro De Chellis, consulente del lavoro di Ancona, scrisse per noi questo articolo. Lo scopo era quello di raccontare la sua storia. Una storia che parla di una scelta che in molti avrebbero giudicato discutibile fino a poche settimane fa, oggi forse verrebbe da dire essere stata quasi provvidenziale.

Da dove siamo partiti?

– La professione di Consulente del Lavoro è una di quelle classiche attività professionali caratterizzate da elementi che sembrano quasi imprescindibili. Uno studio fisico che faccia da “vetrina” verso il cliente è sicuramente uno di questi e forse il più radicato nella cultura professionale tradizionale (avvocati, commercialisti, ecc.). Quando io e mia moglie, anche lei consulente del lavoro con cui condivido la gestione dello studio, abbiamo deciso di rompere completamente con questo schema il processo, mentale prima e pratico poi, non è stato semplice.

Un primo elemento da chiarire subito è che la necessità di cambiamento non è nata dall’oggi al domani; è stato un percorso lento, personale e professionale, che ci ha cambiato radicalmente il modo di vederci come persone e professionisti. Sviluppare una visione dello studio nei successivi dieci anni, immaginare i cambiamenti che sarebbero intervenuti nel contesto esterno (mercato professionale, evoluzione del modo di vedere la professione, nuovi servizi, esigenze e obiettivi personali da raggiungere) non è stato semplice, ma ha giocato un ruolo fondamentale.

Una volta raggiunta la quadra “mentale” il processo tecnico/pratico ha avuto inizio non senza difficoltà.

Le sfide da affrontare

La prima sfida da affrontare è stato il giudizio sociale: pareri (per lo più non richiesti) e frasi quali ad esempio “ma poi i clienti cosa penseranno che non vedono più la targa” oppure “e se qualcuno pensasse che ve la passate male economicamente e quindi tagliate i costi”, o ancora “con questa scelta sappiate che potreste perdere dei clienti”. Sono state solo alcune delle frasi che ci siamo sentiti dire e che, se non ci fosse stata la convinzione e la visione di cui sopra, avrebbero minato sicuramente la buona riuscita del progetto.

Da ormai quattro anni siamo uno studio totalmente in smart working, tutto lo staff è in remoto alternando il lavoro da casa con quello in un coworking con cui abbiamo stipulato una convenzione (con la serenità di poter lavorare da ovunque si voglia senza problemi). L’accordo individuale con la nostra collaboratrice, che ha avuto la funzione di beta test che ora applichiamo a qualsiasi altro collaboratore entri nell’organizzazione, prevede flessibilità di orario distribuita sulle otto ore pur in presenza di un orario base, che è lo stesso di quando avevamo lo studio fisico, collocato al mattino. Per la parte di lavoro svolta da casa abbiamo deciso di coprire le spese, riproporzionate all’effettivo utilizzo, che la lavoratrice sostiene per connessione wi-fi, utenze e cancelleria.

Il supporto tecnologico

Il cambiamento così radicale ci ha obbligato a una riflessione sulla tecnologia da implementare. Siamo passati da un sistema di documenti condivisi all’interno di una rete internet di studio, con una gestione che prevedeva l’uso prevalente di carta, a dover rivedere completamente i sistemi di condivisione e collaborazione da remoto. La scelta è caduta sulla G Suite di Google adottando, dunque, Drive per lo storage dei documenti condivisi e Gmail per la posta elettronica (migrando le mail di studio sulla piattaforma). Trello è stato, invece, individuato come bacheca condivisa fissa per gli aspetti gestionali a corredo (regolamentazione privacy, sicurezza sul lavoro, norme comportamentali, welcome board per i nuovi collaboratori, ecc.).

Il lavorare a distanza, situazione prevalente salvo per le giornate in cui ci trasferiamo nel coworking, ci ha imposto di ragionare su sistemi sia di chatting istantanea, per le comunicazioni quotidiane, che di conference per riunioni da remoto più strutturate. Dopo un iniziale utilizzo del solo Skype, nel tempo, abbiamo diversificato, per migliorare l’esperienza di lavoro e l’efficacia, introducendo anche Zoom per le videoconferenze, Telegram per le comunicazioni quando si è in trasferta presso clienti e lasciando a Skype il ruolo di chat istantanea.

Formazione e retrospettiva

L’adozione di tutti questi strumenti e la loro collocazione in parti diverse dei processi lavorativi, ci ha obbligato a un ulteriore salto di qualità: la formazione costante e il rafforzamento della nostra visione d’impresa e di dove vogliamo arrivare. Solo in questo modo si riescono a decodificare le esigenze e, di conseguenza, trovare le relative soluzioni. 

Un dettaglio fondamentale, in tutto il processo di trasformazione, è stato quello di non perdere mai di vista le persone e le loro esigenze all’interno dell’organizzazione. Proprio perché il lavoro da remoto non può essere dato per scontato, in termini di piena accettazione e adeguatezza delle persone, abbiamo sviluppato dei piani di formazione costante che spaziano dalle competenze tecniche (avvalendoci di provider esterni di formazione) a quelle tecnologiche (con riunioni interne periodiche per discutere di limiti e problematiche emersi sugli strumenti utilizzati) fino a quelle di natura comportamentale con percorsi di coaching che rafforzino l’attitudine positiva delle persone.

In definitiva, l’esperienza di trasformazione da studio tradizionale a studio smart è da considerare assolutamente positiva. Non ha determinato alcuna defezione nei servizi o nella produttività ma ha, invece, assolutamente determinato un miglioramento della qualità di vita e lavoro in tutte le persone coinvolte e della capacità di adattarsi ai cambiamenti del mercato e delle esigenze della clientela –

Alessandro de Chellis


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5 cose da fare per ripartire con lo Smart Working dopo il Coronavirus

Poco tempo fa scrivemmo una Guida per sperimentare lo Smart working – 7 cose da fare prima di avviare una sperimentazione di Lavoro Agile (scaricabile qui). Mai avremmo potuto immaginare che ad oggi in tutta Italia lo smart working sarebbe diventata la parola più discussa e cercata su Google.

Chi ha letto la nostra Guida ci auguriamo che sia arrivato più preparato all’emergenza, la maggior parte della popolazione lavorativa purtroppo però si è ritrovata alle prese con qualcosa di nuovo ed imprevisto. C’è chi è riuscito a gestire l’emergenza in modo efficace e chi invece, a causa della mancata preparazione, non è riuscito a fronteggiare nel migliore dei modi la situazione.

Il nostro contributo

Noi come Smartworking srl poco dopo che lo stato di emergenza era stato dichiarato ci siamo adoperati fin da subito al fine di poter offrire come meglio potevamo il nostro aiuto. Abbiamo iniziato a tenere una serie di webinar gratuiti (rivedibili tutti qui) in cui abbiamo parlato delle strategie più pratiche al fine di organizzare e gestire il lavoro da remoto nel miglior modo possibile. Ci siamo poi resi disponibili sul portale di Solidarietà Digitale per offrire consulenza gratuita a tutti quei team incastrati in una routine nuova e poco producente a causa del Covid19. Ed oggi abbiamo creato un’altra breve “guida”: 5 cosa da fare per ripartire con lo Smart Working dopo il Coronavirus. Per aiutarvi a prendere in mano il futuro dell’azienda ed essere più consapevoli grazie ad una sperimentazione già avviata e l’opportunità di trasformarla in una pratica aziendale consolidata.

Le 5 cose da fare

Ecco le 5 cose da fare per ripartire con lo Smart Working dopo l’emergenza Coronavirus:

  1. La Task Force, è importante che coloro che durante l’emergenza hanno guidato e supportato i team continuino a farlo anche una volta che ha inizio la fase 2. Se si vuole introdurre lo smart working in azienda sarà fondamentale questo passaggio per garantire continuità al progetto. Sono infatti le persone che hanno maggiore responsabilità in azienda che hanno il compito di “disegnare” un nuovo modo di lavorare per tutta l’organizzazione;
  2. La retrospettiva, una delle fasi più importanti in cui il focus è su tutti i collaboratori. Attraverso una breve survey interna la retrospettiva servirà alla task force per capire i punti di forza e i punti da migliorare che l’esperienza appena vissuta ha dato modo di testare. Durante questa sperimentazione forzata cosa è andato bene, cosa male e cosa hai imparato di nuovo? Tre semplici domande per andare dritti al punto ed implementare lo smart working con più consapevolezze possibili;
  3. Lo Smart Working Canvas, chi ci segue da un pò non ne potrà più di sentirlo nominare (a tal proposito abbiamo creato un approfondimento ad hoc consultabile qui). Anche ora il Canvas risulta essere uno strumento essenziale al fine di definire e chiarire il punto di arrivo del progetto di smart working. È necessario che la task force trovi un momento comune in cui riunirsi e compilarlo. Aiuterà prima di tutto il gruppo e poi l’organizzazione intera a mappare quest’ultima e comprendere le sfide e le opportunità del progetto;
  4. Il nuovo regolamento, nelle ultime settimane si sono susseguiti una serie di Dpcm governativi per cui molti potrebbero aver perso di vista quali siano gli ultimi aggiornamenti su cui fare affidamento in materia di Lavoro Agile. Per questo motivo abbiamo voluto fare chiarezza grazie anche al supporto del nostro avvocato. Un articolo di approfondimento anche in questo caso è consultabile cliccando qui;
  5. Organizzazione dei Team, avere chiari i ruoli e le responsabilità di ciascun membro dei diversi team è una regola imprescindibile. Ciò che abbiamo avuto modo di osservare in questo periodo di osservazione e supporto sono stati infatti i danni che questa mancanza di gestione ha creato. Lavoro mal distribuito e gestito, responsabilità poco chiare, assenza di disconnessione e altri problemi ancora.

Non farti cogliere impreparato, pianifica il futuro della tua organizzazione fin da ora. Metti in pratica le 5 cose da fare per ripartire con lo smart working.

SCARICA ORA IL MATERIALE
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TUTTO QUELLO CHE DEVI SAPERE SUI DPCM PER IL LAVORO AGILE

In questo momento aziende e collaboratori sono bombardati da notizie e informazioni di tutti i generi, giuste e sbagliate ma comunque molte! Per quello che ci riguarda possiamo dare il nostro contributo facendo il punto della situazione su ciò che ci compete grazie alla nostra esperienza e alle nostre professionalità. Facciamo un pò di chiarezza, ricostruiamo tutti i DPCM.

I VARI DPCM DEL PRESIDENTE

Il 25 febbraio, pochi giorni dopo che tutto ebbe inizio, il Presidente del Consiglio dei Ministri firma un decreto. Tra le varie disposizione anche la seguente:– La modalità’ di lavoro agile …  e’  applicabile  in via provvisoria, fino al 15 marzo 2020, per i  datori di  lavoro aventi sede legale o operativa nelle Regioni Emilia Romagna, Friuli  Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria…

Per le regioni sopracitate viene prevista la possibilità di lavorare da casa fino al 15 marzo assolvendo in via telematica agli obblighi di Informativa dell’INAIL. Rispetto al DPCM del 23 febbraio viene estesa l’applicazione del lavoro agile ad intere regioni e non più più a singole località o zone.

Pochi giorni dopo, il 1 marzo precisamente, viene emanato un nuovo decreto. – La modalità di lavoro agile…può essere applicata a ogni rapporto di lavoro subordinato, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020…

Tale decreto ha avuto validità fino all’8 marzo quando è entrato in vigore un nuovo DPCM il quale ha esteso la misura ad altri territori e province italiane. Mentre con il DPCM dell’11 marzo 2020 la modalità del lavoro agile legata alla situazione di emergenza è stata estesa a tutto il territorio italiano.

Il decreto non riporta la data precisa della fine dello stato di emergenza ma noi sappiamo che questo è stato riconosciuto per sei mesi a partire dal 31 gennaio 2020 e perciò che si protrarrà fino al 31 luglio 2020. Pertanto la modalità di lavoro agile può essere applicata su tutto il territorio italiano fino a tale data.

COSA DEVE FARE L’AZIENDA

Come comportarsi ora? Non c’è la necessità di stipulare accordi individuali per ogni lavoratore al fine di attivare lo smart working, il governo è stato chiaro. Vista l’emergenza non ci sarebbe stato modo e tempo per le aziende di adempiere ad una tale richiesta. Anche comunicare preventivamente la modalità di lavoro agile non sarebbe stato possibile.

Ciò che necessita di essere fatto è:

  • Mandare a tutti i collaboratori una email con alcune indicazioni pratiche organizzative e in allegato l’Informativa sulla Privacy e Sicurezza creata appositamente dall’INAIL in questo momento di emergenza. Informativa utilizzabile così oppure adattabile dall’RSPP in ragione delle caratteristiche del lavoro e dell’attività svolta da ogni azienda.
  • Successivamente è necessario che il Consulente del Lavoro o l’azienda stessa carichi le comunicazioni di lavoro agile sulla piattaforma di Cliclavoro tramite una procedura semplificata. Quest’ultima prevede il caricamento di una autocertificazione da parte del datore di lavoro in formato PDF e un foglio excel contenente tutti i dati richiesti da cliclavoro per avviare il lavoro agile. Tra questi: dati anagrafici, dati inail, data di inizio lavoro agile (25/2 o 11/3 in funzione della regione di appartenenza) e data di fine (31/7).

INFO UTILI

Data l’imprevedibilità degli avvenimenti non tutte le aziende sono state in grado di prepararsi efficacemente all’emergenza. Molte si sono fatte cogliere impreparate. Per quanto riguarda la tecnologia ad esempio, c’è stata una corsa al rifornimento di pc aziendali così da permettere di far svolgere la propria attività lavorativa a tutti i collaboratori dal proprio domicilio. In merito a questo vi alleghiamo la nostra policy BYOD (Bring Your Own Device). Grazie ad essa è possibile lavorare al di fuori del proprio ufficio senza bisogno di disporre di un pc aziendale, ma semplicemente disponendo di quello personale.

Se non hai mai lavorato in smart working prima d’ora o se semplicemente vuoi imparare a gestire al meglio il tuo lavoro da casa, ti invitiamo a seguire il nostro webinar gratuito il 25 marzo alle ore 15.
Se invece sei un’azienda, con la sede operativa in Lombardia, che sta sperimentando il lavoro agile con i propri collaboratori a causa dell’emergenza e ti stai rendendo conto che potrebbe essere una soluzione a molte problematiche, non perderti questo Bando. 4,5 milioni di euro stanziati. I requisiti sono: avere almeno 3 dipendenti e non avere mai implementato piani aziendali di lavoro agile (ad esclusione del caso emergenziale).

Per qualsiasi informazione contattaci pure!

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COME FARE UNA VIDEO CONFERENCE EFFICACE

Vogliamo illustrarvi quelli che potrebbero essere degli strumenti in grado di risolvere alcuni problemi legati all’impossibilità per molti di essere presenti in ufficio. Ci riferiamo agli strumenti per effettuare riuonioni, meeting o video conference a distanza mostrandovi come la presenza fisica non sia un limite assoluto.

Pochi ma essenziali principi

Innanzitutto al fine di svolgere una video conference performante ed efficace è necessario far in modo che i principi che stiamo per illustrarvi siano sempre tenute ben presenti e rispettate da tutti i partecipanti.

  1. Fornire il link della conference a tutti per collegarsi simultaneamente, è possibile condividere anticipatamente su Google Calendar o su altra piattaforma simile il link tramite cui collegarsi direttamente alla riunione virtuale;
  2. Essere puntuali, per rispetto del tempo e delle attività di ciascuno è fondamentale non arrivare in ritardo alla conference;
  3. Stabilire un facilitatore che porti avanti l’agenda, qualcuno che guidi la conference evitando che si perda di vista il focus dell’incontro;
  4. Condividere all’inizio l’agenda del meeting, fornire subito un quadro generale di quelli che saranno i temi affrontati durante il meeting così da rendere tutti allineati;
  5. Fare un action plan, al termine della riunione riprendere velocemente i punti appena trattati assegnati a chi di competenza del team e tradurli in azioni;
  6. Non partire a freddo, prima di iniziare la riunione vera e propria stimolare il coinvolgimento di tutti tramite un primo “giro di tavolo” più informale per un saluto o un pensiero.
Dove appare il link per partecipare alla video call su Google Calendar

I migliori tool per noi

Spesso ci capita di lavorare da remoto come team, questo ci ha permesso nel tempo di testare diversi tool di collaborazione e di individuare i migliori. 

Ogni realtà ha le sue necessità, le sue abitudini e quindi lungi da noi fornirvi delle verità assolute. Il nostro obiettivo è infatti quello di fornirvi una cornice il più chiara possibile dei tool che possono supportarvi in un momento di poca stabilità come questo.

Ne vedremo pochi proprio per non creare confusione e restringere il campo ai più efficaci ed efficienti anche in base alla presenza di queste 3 caratteristiche:

  • un sistema di chat
  • la condivisione dello schermo
  • la multipiattaforma

Il primo tool è:

  • Zoom – uno dei tool più usati per la collaborazione a distanza, compatibile con tutti i sistemi operativi sia da smartphone o tablet che da web. Scaricare la versione gratuita vi permetterà di svolgere meeting tra più persone (100 persone max)  per un tempo massimo di 40 minuti.

Condivisione dello schermo o di una whiteboard, live chat privata e di gruppo, possibilità di registrare l’intera video conference o parte di essa, queste sono alcune caratteristiche della versione Basic di Zoom meetings. Inoltre, grazie a Canva, adesso è anche possibile scegliere o creare da zero uno sfondo diverso dal salotto di casa propria.

Colui che organizzerà il meeting  avrà la possibilità di invitare gli altri partecipanti tramite una mail direttamente inviata dal tool o semplicemente tramite la generazione di un apposito link al momento della creazione dell’evento su Google Calendar (immagini di seguito).

Dalle realtà più piccole a quelle più grandi Zoom è un ottimo candidato per la vostra collaborazione da remoto.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Jitsi – forse non tra i più famosi ma tra i più sicuri. Tutte le chiamate, video e non, sono codificate. Non esiste ufficialmente un limite al numero di partecipanti, tutto dipende dal vostro Pc e dalla vostra connessione. Per usufruire del servizio non è necessaria nessuna iscrizione, una volta approdati sul sito vi basterà cliccare sul pulsante “Start a call” per avviare la vostra videochiamata. È possibile inoltre installare l’estensione per Google Calendar così da integrare il tool. Una volta premuto il tasto “GO” Jitsi vi fornirà una serie di coordinate da condividere coi vostri collaboratori. Inoltre condividere lo schermo o avviare chat è semplicissimo.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Hangouts – è il sistema di messaggistica di Google e vi si può accedere da smartphone, tablet o pc sia iOS che Android. Requisito fondamentale è avere un account Google e accedervi da app o da web per avviare una conversazione, una chiamata o una videochiamata. 

Hangouts ti permetterà di effettuare video conference sia one to one che di gruppo, di condividere il tuo schermo così che tutti coloro che partecipano alla conference possano essere lì con te (metaforicamente parlando) e di scambiarti messaggi con i vari partecipanti, il tutto gratuitamente soltanto grazie ad una buona connessione internet. A colui che avvierà la video conference Hangouts fornirà le informazioni che potete osservare nell’immagine così che, una volta condivise, sarà facile per tutti collegarsi senza fraintendimenti.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Whereby – nessun download o registrazione per gli utenti, video call semplici e affidabili fino a 4 partecipanti nella versione free. L’accesso sia da mobile (iOS o Android) che da desktop è facilissimo, è possibile condividere lo schermo, registrare la conference e chattare live. Colui che avvierà la videocall sarà l’owner e avrà la possibilità di creare una meeting room privata. A quest’ultima potranno partecipare solo i collaboratori che avranno ricevuto l’autorizzazione proprio dall’owner, ovvero il proprietario della room.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

In conclusione

Non vi resta che testarli per capire il più adatto per il vostro tipo di organizzazione e team. Sono tutti validi ed efficaci strumenti pertanto non ve ne consigliamo uno in particolare tra quelli esposti. Sperimentateli e fateci sapere dov’è ricaduta la vostra scelta!

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