Gi Group

Abbiamo suggerito un metodo che partisse dalle stesse persone che hanno richiesto lo smart working e che le rendesse responsabili e consapevoli dei principi con cui l’azienda opera.

Metodo che rendesse quindi chiare le regole da inserire nel regolamento, trasformandole in principi su cui poter costruire una solida collaborazione interna.

Per fare questo abbiamo scelto di sfruttare la suddivisione dell’organizzazione in società controllate con un numero di dipendenti al di sotto di 100 unità.

In questo modo abbiamo potuto gestire in maniera graduale il percorso nella crescita della consapevolezza da parte di tutta l’organizzazione

Il progetto, nato da un’esigenza formale di adempiere alla legge 81/2017 da parte dell’azienda controllata Gi Hr Services (la formalizzazione di un regolamento aziendale e dei relativi accordi individuali), si è sviluppato dando centralità e focus alle persone coinvolte. Questo per fare sì che fosse un’occasione per tutta l’organizzazione di lavorare meglio contribuendo positivamente alla felicità delle persone che la compongono.

Gi Group ha quindi deciso di coinvolgere gradualmente l’intera organizzazione, già dotata degli strumenti necessari, organizzando dei team coaching che stimolassero a riflettere su un nuovo modo di lavorare per cogliere le opportunità, le sfide e le strategie dello smart working. La fase di progettazione dei team coaching è stata studiata in accordo con i Manager affinchè i workshop andassero a lavorare sulle sfide di business che l’azienda stava portando avanti.

Le persone hanno risposto agli stimoli dimostrando grande senso di responsabilità verso il proprio lavoro e l’organizzazione che sono poi stati veicolati all’interno del regolamento aziendale di Smart Working di Gi Hr Service.

In questo modo il regolamento è diventato una sorta di “costituzione” o “patto” di un nuovo modo di lavorare la cui base è la responsabilità del singolo, la fiducia reciproca, l’engagement, l’organizzazione del lavoro e la collaborazione.

Il modello adottato per Gi Hr Services, che ha visto l’avvio del progetto pilota Smart Working a maggio 2018, è stato replicato anche in altre società controllate di Gi Group: Wyser, Tack&TMI, OD&M Consulting, Intoo e Gi Formazione. Con un coinvolgimento di oltre 500 persone, più di 40 workshop e la realizzazione complessiva di 7 regolamenti aziendali, ciascuno focalizzato sull’identità e le sfide dell’organizzazione in questione.

L’esperienza accumulata nelle controllate è stata fondamentale per iniziare il progetto nella capogruppo Gi Group il cui business principale è la somministrazione di lavoro temporaneo, il permanent e professional staffing. Una struttura basata su un Headquarter a Milano con circa 600 persone ed oltre 200 filiali sul territorio nazionale con circa 1650 persone in tutta Italia.

Coinvolgimento del management

Abbiamo organizzato 20 interviste con tutto il management dei diversi business per identificare le sfide e le opportunità di un nuovo modo di lavorare. Le 3 domande chiave che sono state fatte:

1. Chi e cosa ti supporta nel tuo lavoro quotidiano?
2. Cosa vuol dire per te diventare una Gi Group smart?
3. Cosa vuol dire per te essere un professionista di successo?

Progettazione del regolamento del Lavoro Agile

Grazie all’esperienza maturata con le società controllate abbiamo potuto progettare un regolamento che permettesse di gestire 2 contesti molto differenti tra loro: le sedi centrali e le filiali.

Per le sedi centrali è stato progettato un accordo con un flessibilità oraria e temporale più tradizionale, identificando un numero di giornate da svolgere al di fuori dei locali aziendali. Mentre per le filiali, che offrono servizi alla clientela, è stata progettata una versione dell’accordo che permette di gestire una flessibilità solo temporale.

Entrambi gli accordi sono collegati al regolamento di smart working e quindi guidati dagli stessi princìpi ispiratori per garantire all’organizzazione di muoversi compatta nella stessa direzione.

Raccolta dei Feedback

Sono stati organizzati periodicamente momenti di raccolta feedback per verificare l’andamento del progetto. Ulteriore momento di verifica è la redazione della survey Energy Matrix che ciclicamente analizza il livello di energia delle persone andando ad analizzare il livello di benessere dell’organizzazione e delle persone che la abitano.

Tool di pianificazione della flessibilità oraria

In linea con l’adozione di un approccio agile alla gestione del progetto, nella fase del progetto pilota per le filiali, è stato progettato un Tool basato su excel per permettere la gestione della flessibilità oraria delle filiali. L’obiettivo è di aiutare gli Area Manager nella verifica della copertura degli orari di apertura delle filiali e le ore di lavoro messe a budget.

Creazione di Team Agili

Abbiamo avviato un percorso di change management e digitalizzazione delle procedure interne per favorire la creazione di un team HHRR Agile che sia orientato alle sfide della digital trasformation in chiave di collaborazione e alleggerimento dei processi.