AMC Italia

Nuovo ufficio, nuova cultura smart

Giacomo ha 45 anni, è CFO di AMC Italia e vuole portare al più presto all’interno della struttura una cultura più imprenditoriale e agile. Vuole che l’impresa sia guidata da una vision precisa: “Le persone devono lavorare in modo smart e per farlo serve un’azienda smart in tutto”.

Il cambio di sede, previsto in 12 mesi, avrebbe potuto rappresentare un primo passo concreto verso questo scenario dal punto di vista degli spazi e soprattutto nell’approccio ad un nuovo modo di lavorare.

Purtroppo le proposte ricevute erano troppo focalizzate sulla dimensione estetico-funzionale degli spazi, ma le sfide per Giacomo e il board erano più complesse, perché legate agli approcci lavorativi delle persone e ad alcune abitudini non più funzionali alle sfide di business di AMC.

Giacomo e tutto il board volevano un progetto ‘vivo’ inserito in una prospettiva a lungo termine, che fosse una leva di cambiamento culturale e non un semplice cambio di sede. Desideravano un progetto sostenibile e completo grazie al quale il management potesse condividere i valori fin dall’inizio cercando di ‘portare a bordo’ tutte le persone.

Quando abbiamo incontrato Giacomo gli abbiamo proposto di lavorare in co-progettazione, le persone sarebbero state coinvolte da subito, ecco come si è sviluppato il lavoro fatto insieme.

Challenge

Progettare uno spazio di lavoro moderno per cogliere le opportunità di un nuovo modo di collaborare delle persone

Outcome

Realizzazione di un layout definitivo affiancato da un piano di azioni di change management e di digital transformation per dare vita ad una AMC moderna

Project Strategy

Abbiamo proposto una strategia focalizzata sulla realizzazione di una vision di progetto alla quale sarebbero state allineate tutte le attività tattiche successive come il layout della nuova sede, il cambiamento culturale e l’innovazione tecnologica: i pilastri di un progetto di Smart Working.

L’attività di envision è stata realizzata attraverso interviste e workshop al board e al management. Abbiamo così definito i valori guida, fondamentali per il progetto. Sono stati individuati 4 valori chiave: leggerezza, comunicazione, innovazione e squadra.

Durante tutto il progetto abbiamo sempre mantenuto un design partecipato per tutte le attività, garantendo il controllo sul budget e facendo in modo che i singoli passaggi operativi fossero sostenibili per tutti gli attori coinvolti.

Analisi iniziale

Abbiamo realizzato un questionario di indagine su tutta la popolazione dei lavoratori per ottenere insight relativi agli spazi di lavoro, agli spostamenti casa-lavoro, all’utilizzo degli strumenti di collaborazione e comunicazione . Sono inoltre state svolte alcune attività di osservazione dei comportamenti nell’uso delle postazioni di lavoro per conoscere il grado di occupancy delle scrivanie e le modalità di interazione e collaborazione tra le persone.

Persone

Condivisione della strategia

Le persone del board e del management dell’azienda hanno condiviso con il resto dei collaboratori la strategia di progetto attraverso alcune sessioni di Workshop.

Si tratta di un approccio che ha come obiettivo rendere le persone dell’azienda consapevoli della strategia. Durante le sessioni i collaboratori AMC di tutti i livelli si sono resi conto che il cambiamento più efficace parte proprio da ognuno di loro.

Piano di comunicazione

È stata realizzata una attività di co-creazione per sviluppare il piano di comunicazione. È stata utilizzata una delle tecniche del Design Thinking che consiste nell’immaginare l’approccio concreto delle persone allo Smart Working.

Workshop di Value Assimilation

La vision del progetto di Smart Working è stata condivisa con tutti i dipendenti. Ad essi stato quindi chiesto su quali comportamenti fosse necessario focalizzarsi rispetto ai valori chiave e alla vision stessa.

Lo scopo è stato superare il concetto di focus group. Gli output dei workshop non sono un semplice parere su indicazioni ricevute dall’alto, ma una serie di attività concrete, partecipate e inclusive, da attuare nel quotidiano ed in linea con la vision.

Tecnologie

Analisi e Definizione della digital strategy

Abbiamo supportato la direzione IT nella trasformazione del workplace con attività di affiancamento nelle scelte tecnologiche per la nuova sede di lavoro e nella pianificazione di implementazione dei tools di UCC.

Paperless e revisione procedure interne

Abbiamo iniziato un percorso di analisi dell’uso della carta finalizzato alla digitalizzazione delle procedure interne

Spazi

Layout & Moodboard

In partnership con gli architetti Raffaele Sabbadini e Rachele Storai abbiamo realizzato la planimetria del nuovo ufficio, con l’obiettivo di aiutare la collaborazione tra le persone, e la moodboard che fornisse le linee guida per la scelta cromatica e per la definizione delle finiture degli spazi.

Gara e realizzazione finale

Il lavoro si è concluso con la realizzazione della gara per la fornitura degli arredi, vinta da Faram e la realizzazione degli spazi di lavoro.

L’effettivo cambio di sede e il nuovo layout, ottenuti a valle del lavoro fatto in AMC, sono diventati quindi il primo passo concreto verso un approccio rinnovato nei confronti dei progetti. Sono, di fatto, crollati alcuni pregiudizi sul coinvolgimento delle persone in virtù di un cambiamento consapevole.

Giacomo, il board e le persone che lavorano in AMC puntano all’eccellenza. Sanno che l’unica via per arrivarci è costruire una relazione tra persone e azienda fatta, prima di tutto, di responsabilità e coinvolgimento e in secondo luogo di spazi e tecnologie.